ГАКО-Кострома ф.201 оп.1 (1898-1918 г.), страница 2

Аннотация:

1. При наличии хронологических разделов - поле "Год (раздел)" заполнять обязательно.

При наличии структурных разделов - поле "Раздел" заполнять обязательно (например, «1-й стол», «Канцелярия» и др). Обратите внимание, что формат даты заголовков вида ДД.ММ.ГГ, где почти везде месяц указывается римскими цифрами.

2. Заголовок дела должен начинаться со слова «Дело» или с указания вида документа (-ов) (переписка, журнал, книга, наряд и т.д.). Например, если в описи заголовок дела «О противозаконных поступках и дерзости диакона В. Соколовского», то необходимо дополнить его словом «дело»: «Дело о противозаконных поступках и дерзости диакона Соколовского В.».

3. Если можно быть уверенным, что в описи значится фамилия и имя (инициалы), имена заносятся в порядке: фамилия, имя, отчество (или инициалы). 

4. При наличии в заголовках географических наименований их написание сравнивается с указателями населенных мест Костромской губернии. При наличии в заголовках фамилий дворян (помещиков) их написание сравнивается с Алфавитным списком дворян Костромской губернии. Названия объектов административно-территориального деления заносятся в порядке от меньшего к большему (например, «...Борисоглебской церкви Солигаличского уезда Костромской губернии»). 

5. Если в заголовке дела указан год (или годы) за который оно сформировано (например, «Журнал регистрации входящих документов за 1805 год»), то в крайних датах дела указывается тоже только год (годы).

6. Заголовки дел заносятся в соответствии с современными правилами орфографии, с исправлением допущенных в описи орфографических, пунктуационных, стилистических ошибок. Исправляются опечатки, ошибки в употреблении строчных и прописных букв, написании аббревиатур. Не допускаются сокращения слов, кроме общепринятых.

7. Зачеркнутый текст - не вносится, учитывается карандашная (или чернильная) правка. При наличии исправленного (зачеркнутого) в заголовке текста в соответствующие поля вносится исправленный текст (написанный над зачеркнутым).

8. Заголовки "То же" - обязательно расшифровывать по образцу вышерасположенного заголовка.

9. В связи с утратой документов в результате пожара, сведения о количестве листов дела не заносятся.

10. В описи могут встречаться слова «Вязка» (могут быть сокращенные варианты). Не заносим!

11. Надписи типа: «ч/д», «б/к», «б/н», обозначающие сохранность дела, не заносим.

12. По всем вопросам и затруднениям пишите в нашу группу в telegram - https://t.me/+N2wBEtGrfphiOWMy