Партнеры
Добавляем новый фонд и заполняем его по данным из путеводителя по архиву, либо из АИС архива (в путеводителях удобно искать описание фондов поиском. Например, для фонда 15 - «ф. 15» (номер фонда через пробел после точки, либо без пробела – в зависимости от оформления путеводителя; при поиске по pdf важно в настройках (шестеренка) поставить «слово целиком», иначе поиск работает странно).
В «Великих описях» указываем номер фонда, копируем название в поле «Название». Если в путеводителе название написано заглавными – оставляем заглавные буквы только там, где они нужны. Если в путеводителе/АИС архива даты в скобках следуют в конце заголовка – их тоже копируем (даты в заголовке – это даты существования учреждения).
Затем указываем крайние даты документов (важно не путать с датами существования учреждения) и количество единиц хранения. Если суммарного количества единиц хранения нет – пропускаем это поле до добавления всех описей. Если общие крайние даты не указаны – указываем крайние даты суммы описей (можно сделать позднее).
Если количество описей неизвестно, оставляем это поле пустым.
Если аннотация фонда присутствует в путеводителе или на сайте архива, копируем ее в соответствующее поле.
Внутри фонда создаем опись (если опись одна, данные подставятся автоматически). Заполняем в ней даты, количество дел и тип сканов на основании данных с самих сканов (диапазон дат – на обложке, количество лист – в конце листа заверителя, типа сканов – чаще всего, либо «рукопись XX века», либо «машинопись»; если опись одна – данные, скорее всего, совпадут с данными фонда).
Название описи заполняем только в том случае, если оно является информативным, не дублирует название фонда (не важно, точно или с вариациями), не состоит из фразы «дел постоянного хранения» и т.п. То есть, по большому счету, название описи должно быть заполнено, только если является названием отдела учреждения («Бухгалтерия», «Технический отдел», «Ликвидационный отдел»), или обозначает логическую группу дел («Личные дела», «Уголовные дела»).
Нажимаем правой кнопкой на опись, заходим в «Образы», справа сверху нажимаем «Выбрать файлы» или «Выбрать каталог» (эти функции могут различаться тем, как будут отсортированы файлы при загрузке, если в нумерации не использованы дополнительные нули слева (см. ниже)), выбираем файлы или каталог с файлами, подтверждаем в новом окне намерение загрузить, нажимаем кнопку «загрузить» справа сверху, ждем окончания загрузки (окно само не закроется). Никакие настройки при загрузке менять не нужно (как правило).
Если документ отсканирован целыми разворотами, важно включить разделение разворотов до загрузки и подобрать соотношение сторон для разделения (если не разделилось - уменьшите соотношение, удалите сжатые образы и повторите). Если забыли включить, то чтобы разделить неразделенные изображения на страницы после первичной обработки, нужно сначала удалить все сжатые файлы (справа снизу, отметив галочкой и нажав «удалить файлы»), а затем запустив повторную обработку. Значение по умолчанию - 1.15.
Если опись слишком блеклая, попробуйте увеличить «Уровни … от». Используйте предпросмотр, меняйте шаг на 10, чтобы выбрать оптимальное значение. Если опись слишком темная, попробуйте уменьшить «Уровни … до», используя ту же логику. Будьте осторожны, чтобы не получить пересвеченные или затемненные страницы. Повторно обработать можно все или часть изображений, в любой момент, в т.ч., после начала набора описей. Значения этих двух полей по умолчанию - 0 и 100.
Если картинка слишком нечеткая, попробуйте увеличить параметр "Макс. высота" (максимальное значение - 2400, но в целях экономии трафика, сбережения скорости загрузки и места на сервере, лучше не ставить сразу на максимум, и лучше возвращать на 1500-1800 для тех документов, где не требуется значительное увеличение и все хорошо видно). Значение по умолчанию - 1500 для описей и 1800 для документов.
После загрузки важно проверить, в правильном ли порядке встали листы. Чтобы порядок всегда был верным, важном при именовании файлов добавлять нули слева в номера (т.е., если в описи более 100 листов, то 001, 002, 003, 050, 054, 101…). Это позволит алгоритму сортировки выстраивать порядок файлов одинаково всегда. Если нумерация задается без нулей (т.е., 1, 3, 10, 23, 101), то порядок может измениться (к примеру, 1, 10, 101, 3, 23). Это может быть существенной проблемой при загрузке образов.
Если что-то пошло не по плану, справа снизу есть настройки удаления изображений – удалите и исходные, и сжатые файлы, повторите загрузку (также, сжатые файлы можно сортировать вручную, но чаще проще правильно переименовать файлы и загрузить заново).
Если имеются предварительно распознанные заголовки к описи, то их нужно подгрузить к описи в окне с образами. Форма для выбора файла находится справа внизу, называется "Загрузка JSON OCR файла". Нужно выбрать соответствующий описи OCR-файл, нажать "Загрузить", и дождаться, пока система сообщит о завершении загрузки.
После завершения загрузки и обработки изображений (происходят подряд), нужно исключить из набора листы, не содержащие заголовков. Для этого во вкладке «Сжатые» (открывается после загрузки по умолчанию) нужно выбрать листы без заголовков (можно выделить несколько, зажав CTRL и/или SHIFT), нажимаем на один из выбранных правой кнопкой мыши, «Статус, «Сделать недоступными для набора». После завершения, эти листы должны стать полупрозрачными. Закрываем окно с образами.
Справа, на панели «Настройка полей описи» нажимаем «Показать сканы». Должна открыться первая страница описи, содержащая заголовки. Выясняем структуру и порядок полей, загружаем один из типовых пресетов, наиболее подходящих под имеющуюся структуру, и затем дорабатываем настройки под текущую опись (удаляем или добавляем поля, меняем их порядок).
Поля «Выбыло», «Примечание», «ОЦ» не нужно удалять – они не занимают много места и их проще всего оставить для всех описей, чем выверять, встречаются ли значения для этих полей, в момент настройки описи.
Галочки «Сброс после добавления» должны быть установлены только в тех полях, где содержание меняется в каждой записи (как правило, поля с разделами описи и номерами связок меняются редко, поэтому сбрасывать их не нужно, а остальные поля меняются в каждой записи). У порядкового номера сброс не должен быть включен, т.к. это поле автоматически увеличивается в каждой записи.
Галочка «Фокус после ввода» должна стоять только у одного поля – первого поля, значение которого нужно вводить заново в каждой новой строчке (как правило, это «делопроизводственный номер» или «заголовок»).
Другие настройки, чаще всего, менять не нужно.
Если у описи есть особенности, вносим пояснения для волонтеров в поле «Инструкция».
Если в описи не сквозная нумерация, указываем в настройках, к чему именно привязана нумерация (к разделу, к году-разделу или к связке).
Аннотацию заполняем только если она уже набрана и ее можно скопировать из путеводителя или с сайта архива. Лист-заверитель заполнять не нужно.
Когда настройка описи завершена, нажимаем кнопку «Скрыть сканы» и меняем статус описи с «Приостановлено» на «В наборе»
Если в фонде много однотипных описей, можно задать настройки полей по умолчанию. Для этого настройте поля для одной из описей, затем нажмите кнопку «По умолчанию» над панелью настройки полей. В других описях этого фонда можно не настраивать поля – будут автоматически загружаться настройки из указанной (это не относится к индивидуальной инструкции к описи, ее нужно вводить для каждой описи отдельно).
Если одна из описей требует донастройки полей, нажмите в ней кнопку «Загрузить» (рядом с «По умолчанию»), и настройки полей первой описи явно загрузятся в выбранную, после чего их можно изменять независимо от остальных описей.
Кнопка «Сбросить» над панелью настроек полей добавить стандартных набор из всех возможных полей (после чего можно исключить лишние и донастроить оставшиеся).
После добавления нового поля может срабатывать глюк, из-за которого поле нельзя перетащить мышкой. Чтобы обойти эту проблему, нажмите кнопку «Обновить таблицу» рядом с «Плюсиком» (который добавляет новое поле).
Возможно привязать записи к изображениям. Для этого в импортируемой таблице должен быть отдельный столбец с именами файлов изображений, совпадающими с теми, которые были загружены в систему. В поле "Столбец с файлами образов" нужно указать литеру соответствующего столбца со знаком '=' в начале. Например,
=P
Если изображения были загружены целыми разворотами, а затем разбиты на левую и правую страницы при сжатии, возможно явно указать, к какой части разворота осуществлять привязку. Для этого к имени файла (после расширения) нужно дописать -!VPRN!, где N - цифра, обозначающая регион изображения (1 - левая страница, 2 - правая страница).
Возможно создать задачи для доввода или проверки импортированных данных. При этом можно выбрать, будут ли созданы задачи для корректоров (удобно, если импортируются данные, набранные в полном объеме), либо для наборщиков (удобно, если импортируются фрагментарно введенные данные). При этом разбивка на задачи возможна в трех режимах:
Если же привязки к изображениям нет, возможна разбивка по специальному разметочному столбцу. Для этого нужно вручную добавить в импортируемый файл столбец, в котором разметить будущие задачи.
Например, если мы разбиваем данные на задачи по 10 листов, то у первой строки данных в разметочном столбце ставим цифру "1", листаем образы до 11 страницы (по нумерации в "Великих описях"), находим там первую новую строку данных (или заголовок описи), затем - находим эту же строку в импортируемых данных (если ее нет, создаем ее пустой). В разметочный столбец ставим номер страниц образа (по нумерации "Великих описей").
Не обязательно проставлять номер страницы в каждой записи, достаточно сделать это только для каждой новой записи в задании. При этом важно, чтобы первая запись в задании была первой записью на соответствующем листе!
Поле с заданием разметочного столбца заполняется аналогично полю привязки к именам файлов.
Приводит дату к нормальному формату ДД.ММ.ГГГГ, заменяя текстовые названия месяцев и добивая нулями однозначные цифры. По умолчанию, ИСХОДНЫЙФОРМАТ = "ДДММГГГГ", допустимый вариант "ММДДГГГГ".
Пример: =ДАТАНОРМ(E)
Приводит дату к нормальному формату, если она задана типом "Дата" в Excel (такие даты без преобразования будут отображаться как "М/Д/ГГГГ")
Пример: =ДАТАЭКСЕЛЬ(E)
Применяются, если в исходной описи дата записана диапазоном или перечислением лет в одном столбце. Выделяют начальную и конечную части даты. Если начальная и конечная части совпадают, вместо конечной будет возвращена пустая строка.
Эти функции автоматически преобразует дату к нормальному виду (ДД.ММ.ГГГГ).
Пример: =ДАТАНАЧ(E)
Аналогично ДАТАНАЧ, ДАТАКОНЕЧ.
Приводит значение поля "Год (раздел)" к нормальному формату, убирая лишние буквы, пробелы, нормализуя дефис
Пример: =ГОДРАЗДЕЛ(E)
Применяется, например, для вычленения из столбца примечаний пометок о выбытии и об ОЦ-делах. Проверяет, входит ли слово в значение в указанном столбце, и возвращает 1 в случае успеха, 0 в противном случае. Не чувствительна к регистру.
Пример: =ЕСЛИСЛОВО(F, "ОЦ")
Обрезает перечисленные символы по краям значения столбца. Например, удобен для удаления лишних точек.
Пример: =ОБРЕЗАТЬСКРАЮ(F, ".")
Если Вы обнаружили ошибку в описи, пожалуйста, выделите фрагмент и нажмите CTRL+ENTER для внесения исправления!