Описание логики ведения проектов
(редакция от 14.04.2025)
Администраторы или кураторы создают новые документы, загружают и настраивают образы. При необходимости – пишут инструкции по набору отдельных документов.
Затем нужно пригласить в проект других участников. Если проект открытый – участникам достаточно зарегистрироваться на сайте и в выборе заданий поставить галочку «Частные», чтобы увидеть нужный проект. Если проект закрытый – необходимо добавить через «Права доступа» емейлы наборщиков и явно задать им статус «Наборщик» - тогда в заданиях в категории частных проектов они увидят задачи.
Наборщики работают над фрагментами документа, отмечают задания завершенными. Кураторы и корректоры могут отправлять задания на доработку (мы не рассылаем по электронке уведомления, поэтому наборщик узнает о том, что задача возвращена на доработку только зайдя на сайт). При отправке на доработку следует использовать внутренний чат, указывая, что нужно исправить (в вежливой и доброжелательной форме).
Если проект предполагает работу корректоров, им назначается соответствующая роль (или это делает куратор/администратор), и через раздел «Коррекция» проверяются все завершенные задания. Важно не просто прочитывать, что набрано, но сличать набранное и оригинал. Чтобы поиск работал корректно, неточно расшифрованный текст нужно заключать в квадратные скобки (слова целиком, а не фрагменты слов).
Когда весь документ набран, в разделе «Курация» он попадает в раздел «Набранное». А если он полностью скорректирован – он окрашивается в зеленый цвет. После этого его стоит перепроверить куратору (нажав «Записи» в разделе «Курация», тем самым открыв все записи всех заданий в одном окне).
Если какие-то записи пропущены, нужно нажать на соседнюю запись правой кнопкой, выбрать «Открыть только это задание», добавить запись там (вне заданий добавить запись нельзя).
Нарушенный порядок можно исправить перетаскиванием (в некоторых браузерах перетаскивание не работает в столбце «Заголовок» - пробуйте тянуть за ячейки в других столбцах).
Нажав на запись правой кнопкой мыши, можно активировать «Режим выделения ячеек», который не позволяет перетаскивать строки, зато позволяет выделять отдельные ячейки и применять к ним средства массового редактирования. Также через CTRL+C и CTRL+V возможно копировать и вставлять данные, в т.ч. между Excel и сайтом (будьте осторожны, отмены действий в системе пока что нет, все массовые операции необратимы).
Завершив проверку, куратор переводит опись в «Завершенные» (из окна «Курация»). Далее можно перевести в «Сданное в архив», что будет подразумевать окончательное завершение работы с документом.
Завершенные документы можно экспортировать в .xlsx формат (из раздела «Проекты» можно экспортировать на любой стадии набора, из «Курации» - только завершенные).
Всем ролям, начиная с корректоров, важно проверять регулярно раздел сайта «Чат» - там могут появиться новые сообщения от участников набора (счетчик сообщений у пункта меню «Чат» отсутствует, проверить наличие сообщений можно только открыв окно).
Также стоит регулярно проверять раздел «Исправления» - там будут появляться предложения от посетителей сайта, отправленные через CTRL+ENTER (их нужно рассматривать и одобрять или отклонять).
Создание проекта
(редакция от 14.04.2025)
- Заходим в оранжевое меню «Проекты».
- Слева сверху нажимаем на кнопку-плюсик.
- Выбираем созданный проект. Справа появятся настройки.
-
Указываем:
- Вкладка «Настройки отображения». Название – полное название, по которому будет понятна суть проекта.
- Название (короткое) – сокращенный вариант (1-2 слова), для отображения в разных таблицах.
- URL на «Великих описях» - адрес проекта на сайте, состоящий из маленьких латинских букв, цифр и знака нижнего подчеркивания (https://inv.velikie.org/doc/URL/).
- Описание проекта – развернутое описание того, кто, что и зачем индексирует. Здесь также нужно указать, планируется ли публичный доступ к набираемым данным, или же он будет ограничен по каким-то правилам (указать правила, чтобы избежать ситуации, когда участник что-то набрал, но не знал, как это будет использовано, а потом возник конфликт из-за разногласий в правилах использования).
- Контактные данные проекта (рекомендуем создать и указать адрес специализированного чата по набору в Телеграме или Вк, т.к. у участников будут постоянно возникать рабочие вопросы).
- Вкладка «Настройки экспортирования» - для начала это не нужно. Эти настройки нужны, если Вы планируете использовать результат набора в своей базе данных и требуется учет участников набора или привязка к образам.
- Вкладка «Документы». Здесь можно задать общую инструкцию для всех документов проекта (если в документе не указана индивидуальная – будет отображаться общая), а также – выбрать пресет с настройкой полей нового документа (скорее всего, Вы создадите свой пресет, а затем сможете вернуться сюда и указать его тут).
- Вкладка «Прочие». Многие из этих настроек будут доступны также для каждого документа в отдельности.
- Доступ к набору – если установлено значение «Приватный», задания смогут видеть только те, кому назначена явно любая роль.
- Доступ к просмотру – кто может смотреть результат набора на сайте (каждая роль включает и все роли более высокого уровня).
- Доступ к видимости описаний документов – кто может видеть набранных список документов на сайте.
- Показывать для тех, у кого нет доступа – какой объем сведений о набранных документах и проекте показывать тем, у кого нет доступа к проекту (в случае, если используются ограничения доступа).
- Показывать имена волонтеров – будут ли отображаться под набранными данными внутри документа имена участников (если участник скрыл свои персональные данные настройками приватности, его данные все равно не будут отображаться).
- Запретить просмотр листов вне задания – настраивает правила отображения образов документа при открытии полной версии внутри задания (книжечка справа сверху). Можно скрывать все образы вне задания, либо показывать только предшествующие ему (удобно, если индексируется документ, который ранее не публиковался, но в случае публикации мотивация его индексировать будет ниже).
- Минимум и максимум листов в задании – не требует пояснений.
- Отображать дедлайны и нормативы – не требует пояснений.
- Норматив набора (страниц в неделю) – если дедлайны включены, они рассчитываются исходя из объема страниц в задании и этого параметра.
- Разрешать просмотр образов, следующих за заданием – сколько образов будет отображаться при нажатии на кнопку +1 внизу окна заданий для доввода логического окончания текста, который начался на последней странице задания.
- Разрешать ввод данных с образов, следующих за заданием – сколько новых записей разрешается вводить с дополнительных образов (чтобы участник, не понявший логику набора, не ввел случайно все дополнительные страницы после нажатия на +1).
- Без изображений – если набор планируется без загрузки образов в систему, нужно включить эту опцию.
- Режим отображения – переключение между табличным, таблично-древовидным и древовидным режимами. Если вводимые данные имеют иерархическую структуру – нужен табличный режим (исповедные росписи, ревизские сказки, посемейные списки).
- Если нажать на проект в левой таблице правой кнопкой – появится меню. В нем:
- Документы – окно настройки документов внутри проекта.
- Права доступа – настройка ролей и прав доступа.
Назначение прав доступа и ролей
(редакция от 14.04.2025)
- В оранжевом меню «Проекты» нажимаем правой кнопкой на проект, а там – «Права доступа».
- Добавляем роль плюсиком справа сверху.
- Вписываем email пользователя, зарегистрированного на «Великих описях» (он должен Вам сообщить свой email), а после вписывания во всплывшей подсказке с именем и фамилией выбираем его мышкой (это – обязательное действие).
- Указываем роль:
- Наборщик – актуально только для проектов с ограничением видимости заданий.
- Корректор – будет иметь доступ только к окну коррекции выполненных заданий.
- Куратор – будет иметь корректорский доступ, а также - к созданию и настройке документов.
- Администратор – будет иметь кураторский доступ, а также – к импортированию документов и назначению прав доступа.
- Создатель – имеет администраторский доступ, а также – может назначать администраторов и удалить проект.
Создание табличных документов
(редакция от 14.04.2025)
- В оранжевом меню «Проекты» нажимаем правой кнопкой на проект, а там – «Документы».
- Слева сверху две иконки с плюсиками – можно создать табличный или текстовый документ. Создаем табличный (xls).
- Заполняем левую таблицу:
- Чтобы увидеть полные названия столбцов, нажимаем на правый край любого из них, там выбираем Columns, и читаем полные названия.
- Идентификатор документа – сюда удобно вводить архивный шифр или какое-то краткое обозначение. Если шифр – то лучше придерживаться формата типа «РГАДА 350-2-1-354».
- Название – полное название по описи, либо, если из документа выбрана какая-то часть, то название, характеризующее то, что будет в содержании.
- География – географическая привязка содержания (указываем административно-территориальное деление, соответствующее датировке документа; например «с. Копорье, Петергофский уезд, Санкт-Петербургская губерния» или «Копорская волость, Петергофский уезд, Санкт-Петербургская губерния»; если в документе перечислено более 3х населенных пунктов, указываем волость или весь уезд, мельчить не нужно; в будущем этот пункт будет доработан для привязки к базе населенных пунктов Familio).
- Начальная и конечная даты документа – конечную указываем, если она отличается от начальной.
- Статус – после того, как настройка будет завершена, необходимо установить в «В наборе». После завершения набора – либо провести коррекцию, а затем перевести в «Завершено», либо сразу перевести. После итоговой сверки всего документа – имеет смысл поставить статус «Сдано» (сверху над таблицей есть фильтры по статусам, когда документов много – они понадобятся).
- Тип текста – важное пояснение, которое увидят волонтеры при выборе заданий. Возможные варианты – рукописный текст XX века (имеется ввиду пореформенное письмо), XIX века и XVII века (или более ранний), а также – машинопись. «Распечатка» устанавливается, если на сканах – распечатанный на компьютере документ. А «Word/PDF» - если документ вообще не был распечатан, а загружен в качестве текстовой PDF (которая будет отображаться все равно как картинка).
- Последние два столбца – статистические данные о числе загруженных образов и набранных записей.
- Загружаем и настраиваем образы:
- Нажимаем правой кнопкой на документ в таблице слева, выбираем «Образы»
- Загружаем образы, руководствуясь «Инструкцией по работе с образами»
- Заполняем правые таблицы. Сначала – привязываем документ к архивному шифру.
- Можно привязать как к одному шифру, так и к нескольким.
- Добавляем привязку.
- Начинаем вводить название архива и выбираем мышкой из появившихся подсказок. Если нужного архива нет – пишите в Телеграм-чат, добавим (добавлять архивы самому нельзя; это сделано для избежания хаоса).
- Вводим шифр (если в системе уже есть такие фонды, описи и дела – будут появляться подсказки; если нет – создадутся автоматически). Если в описи нет разделов – заполнять это поле не нужно. Если архив требует указания связок, а не разделов – пишем «Св. ХХХ», где ХХХ – номер связки.
- В конце ввода рядом с каждым полем должны появиться зеленые галочки. Если где-то не появились – значит привязка не сработала, нужно попробовать еще раз.
- Настраиваем типы документа.
- Можно загрузить готовые пресеты, либо настроить все самостоятельно и создать свои. Использование системных пресетов может быть удобно для типовых докуметов, либо для обучения процессу настройки (посмотреть, как выглядит готовое). Пресеты хранят и типы документов, и настройки полей для каждого из них.
- Если документ имеет линейное одноуровневое содержание, достаточно создавшегося по умолчанию типа «Основной». Если же в документе встречаются разные типы данных (например, в метрических книгах – три типа данных), но нужно создать записи для каждого из них.
- Настраиваем поля документа.
- Это – самый важный момент. Удобно делать это, смотря на сам документ – открыть его можно нажав на кнопку «Показать образы» справа над таблицей настройки полей.
- При настройке важно добиться эргономики и удобства для последующего набора (имеет смысл пробовать набирать, нажимая на документ в левой таблице правой кнопкой, выбирая там «Записи» и наблюдая окно ввода). Чем лучше настроены поля – тем быстрее будет набирать.
- Добавляем поле. Для изучения таблицы с настройками можно раздвинуть ее влево.
- Номер столбца в БД изменять без нужды не стоит. Это может привести к потере введенных данных. Подробнее эта настройка будет задокументирована позже.
- Название – так поле будет видно наборщику (стоит давать краткое, но исчерпывающее название).
- Название (сокращенное) – если установлено (это не обязательно), будет использоваться в форме и при отображении в поиске и в древовидном режиме внутри данных (в общем поиске все поля отображаются подряд, а это сокращение поможет понять значение данных; см. ниже опцию «Показывать название перед значением поля»). Для понимания принципа – загрузите пресет «ИР» и посмотрите, как он отображается тут: https://inv.velikie.org/doc/did307/ («л.», «возр.»).
- Сброс после ввода – если включено, поле в форме ввода будет опустошаться после ввода новой записи (сбрасывать надо значения, которые каждый раз меняются, а повторяющиеся от записи к записи – не надо).
- Фокус после ввода – должно быть выбрано только одно поле, на которое будет переключаться курсор после ввода предыдущей записи.
- Порядок отображения – по умолчанию, поля на сайте при просмотре отображаются в том же порядке, как идут здесь. Но определенные поля можно скрыть с сайта, а также поменять порядок вручную (задав цифрами новый порядок).
- Тип поля – меняет нюансы ввода. Текст – обычное поле. Многострочный текст – если текст длинный или состоит из нескольких абзацев. Целое число – запретит вводить буквы. Автоинкремент – будет автоматически приращать значение после каждого ввода (сброс должен быть отключен; удобно для ввода последовательной нумерации). Дата – строгий формат дат «ДД.ММ.ГГГГ» с возможностью использования помощника ввода точек и нулей (включается в настройках в окне заданий). Дата в свободном формате – то же самое, но с возможностью вводить любые значения (напр., «Середина XVII века» и т.п.). Чекбокс – поле-галочка.
- Смысл – пока доступно только значение «Номер листа». Его включение позволит использовать горячие клавиши для переключения номера, будет учитывать обороты (после «3об» пойдет «4», а после «4» - «4об»; а после «3об-4» пойдет «4об-5»).
- Группа всплывающих подсказок. Позволяет выводить подсказки при вводе. Если группировать нужно только внутри документа – задаем названия групп латиницей (в группу может входить одно или несколько полей; а можно создать несколько разных групп). Если группировать нужно внутри проекта – перед названием группы используем знак $ (подсказки будут составляться на основе всех полей всех документов с таким названием).
- Ширина – можно оставить значение по умолчанию, либо задать число (значение в пикселях), либо установить 100% для растягивания на всю ширину строки (в этом случае важно имеет смысл для следующего поля поставить галочку «С новой строки»).
- Высота. Значение по умолчанию – 0. Для многострочных полей имеет смысл ввести комфортное значение вручную (проверяйте, как получается, открывая «Записи» через левую таблицу).
- Выделять при фокусировке – нужно ли выделять старое значение при переходе к этому полю. Удобно включать выделение для полей, которые меняются не всегда (если изменилось – не нужно будет удалять старое значение, можно сразу печатать новое, и выделенное удалится само). Также можно выделять только день в дате – когда в записях идут подряд разные даты и не нужно перепечатывать всю дату целиком.
- С новой строки – при включении будет отображать поле в форме с новой строки.
- Наследовать значение от родителя (для древовидного режима). К примеру, если запись верхнего уровня в исповедке или ревизии – населенный пункт и помещик, то в дочерних записях (о каждом крестьянине) эти поля не нужно заново вводить, если включена галочка наследования – в выгрузке и поиске данные заполнятся автоматически. То же для глав семей при вводе домочадцев.
- Показывать название перед значением поля (для древовидного режима) – если включено, то в древовидном режиме будет показывать сокращенное название перед значением поля при перечислении.
- Не переносить в редакторе – длинные значения не будут переноситься в таблице записей в редакторе. Это удобно, т.к. таблица нужна для навигации, а не для чтения содержания, и если содержание длинное – высота строчек может быть очень большой.
- Порядок полей можно менять мышкой (перетаскивая). Если перетаскивание не работает – нажмите кнопочку с двумя стрелочками над таблицей – обновление. После этого глюк с неработающим перетаскиванием пропадет.
- Прочие настройки.
- Инструкция – если задана – будет выводить при взятии задания до начала работы каждому наборщику. Сюда удобно вписать, что не нужно набирать, или об особенностях документа/расшифровки текста.
- Аннотация документа – будет отображаться сверху над таблицей при просмотре на сайте. Не заполняйте, если это не нужно.
- Лист-заверитель – будет отображаться под таблицей при просмотре на сайте. Не заполняйте, если это не нужно.
- Прочие сведения – будет отображаться под аннотацией. Сюда целесообразно включать различные ссылки на указатели, скачивание и т.п., если это нужно.
- Настройки – см. настройки проектов. Здесь можно задать индивидуальные настройки для каждого документа (значение «По умолчанию» будет копировать общее значение, заданное для всего проекта).
- Если документ настроен – не забудьте переключить статус на «В наборе», чтобы он появился в заданиях (появится в течение минуты, если проект только создан).
Создание текстовых документов
(редакция от 14.04.2025)
Создание текстового документа похоже на создание табличного, только не предполагает настройки типов данных.
Скорее всего, индексировать в текстовом режиме Вам не понадобится, поэтому создание текстового документа будете использовать для импортирования из Word файла.
Работа с образами
(редакция от 14.04.2025)
Общая идея: сначала в систему загружаются исходные образы документов. Затем они сжимаются и обрабатываются так, чтобы с ними было удобно работать. Через какое-то время исходные файлы автоматически удаляются.
- В окне образов слева сверху можно переключаться между просмотром исходных и сжатых изображений.
- Загружать можно как пофайлово, так и целыми каталогами (включая все вложенные) – для этого есть две кнопки справа сверху.
- Полное удаление изображений возможно через панель справа снизу (отмечаем галочками, какие удалять – исходные или сжатые, и нажимаем кнопку).
- Панель «Обработка изображений» уже имеет стандартные настройки, но часто их нужно корректировать.
- Галочка «Автоматически обрабатывать после загрузки» внизу включена по умолчанию, а значит при первой загрузке изображения сразу же будут обработаны. Обработка требует серверных ресурсов, поэтому возможно возникновение очередей. Если Вы видите сообщение об очереди, а обработка не началась – нужно подождать (можно закрыть окно – обработка будет завершена автоматически).
- После завершения обработки работать нужно со сжатыми изображениями (кнопки слева сверху). Они откроются автоматически.
- Поле «Макс. высота» по умолчанию стоит в 1800, но на скане слишком мелкий текст и его плохо видно после обработки – попробуйте увеличить значение (например, до 2400). Лучше экономить место на сервере, т.к. оно у нас ограничено, и не использовать избыточные цифры в этом поле.
- Обрезка – эти поля задаются в пикселях и не нуждаются в пояснениях.
- Цвет – ч/б. Включение черно-белого режима (иногда так лучше видно).
- Цвет – яркость и контраст. В 99% случаев эти поля лучше оставить в нулевом значении, а вместо них использовать уровни.
- Цвет – уровни. Позволяет сжать динамический диапазон цветов изображения. Работает следующим образом: увеличение нижней границы делает блеклый текст контрастнее, а уменьшение верхней границы делает светлее темный фон. Чаще всего, если снимок светлый, удобным будут значения 20 и 100. Экспериментировать удобнее через «предпросмотр», меняя последовательно значения на 10. Значения по умолчанию – 0 и 100. Важно, чтобы после обработки текст не начал терять контуры, чтобы фон не стал засвеченным, чтобы картинка стала приятнее и удобнее для чтения, а не наоборот.
- Развороты. Разделение. Если документ отсканирован разворотами, а содержание разворотов не объединено по смыслу, лучше включить разделение (исповедные росписи всегда разделяем, а вот двухполые ревизии и православные метрические книги делить не надо). Если страницы разделились не везде, либо разделились те, которые не являются разворотами, имеет смысл поменять пороговое соотношение сторон (по умолчанию 1.15), начиная с которого происходит разделение (поделите ширину на высоту Ваших образов, чтобы понять, какой порог у Вас; чаще всего достаточно стандартного значения для правильной работы).
- Важный нюанс! При повторной обработке и изменении настроек разделения эффекта не будет! Если разделение нужно провести заново (или отменить), сначала нужно удалить все сжатые файлы, а затем повторно запускать процесс обработки.
- Важный нюанс 2! Если какие-то сжатые изображения были выборочно удалены, а затем был запущен повторно процесс обработки всех изображений, удаленные вновь появятся в конце списка.
- Развороты. Пропуск левой страницы. Если документ снят разворотами, но левая страница всегда пустая (например, так бывает в машинописных документах), можно сразу же отметить, что ее нужно удалять (будьте осторожны, чтобы не удалились полезные страницы).
- Кнопка «Предварительный просмотр» при выбранном слева изображении позволяет заново обработать исходник с текущими настройками и оценить их корректность.
- Кнопка «Обработать все» запустит повторную обработку всех исходных образов.
- Кнопка «Сбросить» вернет значения по умолчанию в форму настроек.
- При нажатии на сжатое изображение правой кнопкой мышки появляется меню, в котором есть следующие опции:
- Статус. Позволяет скрыть некоторые изображения из набора, но не удалять их (может быть удобно, когда для финальной проверки куратором изображения нужны, но для наборщиков – не нужны – тогда нужно скрывать; например, всегда нужно скрывать обложки, листы использования и листы-заверители).
- Важный нюанс! При взятии заданий будет происходить дробление по скрытым листам. То есть, если страница 4 скрыта, а наборщик берет 10 страниц – ему будет выдано 3, а следующее задание уже будет содержать страницы, начиная с 5-й.
- Предварительный просмотр. Не нуждается в пояснениях (будут использованы текущие настройки).
- Повторно обработать. Аналогично (часто бывает, что снимки неравномерные, и уровни на некоторых надо подстраивать по-разному).
- Поворот. Не нуждается в пояснениях.
- Часть изображения. Позволяет заменить разделенную страницу разворота всем разворотом, либо, если вторая страница разворота была удалена из сжатых – вернуть ее.
- Заменить. Позволяет заменить имеющийся файл новым (предварительно нужно выбрать один файл справа сверху; замена группы файлов пока не реализована). Эта функция удобна, если образ уже попал кому-то в задание и нужно, чтобы все сохранилось, но появилась более качественная версия снимка.
- Удалить. Удаляет сжатое изображение.
- Удалить левые страницы. Если выбрать группу образов, представляющих из себя левые и правые страницы разворотов (полученные через разделение в «Обработке изображений», удалит все левые страницы из группы.
- Сжатые изображения можно перетаскивать, меняя их порядок. Для этого нужно сначала выбрать группу изображений, потянуть за них мышкой и отпустить. После этого нужно выбрать новую позицию для их размещения: при наведении на изображение, рядом с которым нужно разместить выбранную группу, линия сверху будет означать, то изображения попадут перед изображением, а линия снизу, что они будут размещены после него. При перемещении важно не пользоваться полосой прокрутки путем нажатия на нее мышью – интерфейс начинает глючить, и выборка сбивается. Вместо этого лучше использовать колесико мышки (если покручивать долго – справа сверху можно предварительно уменьшить масштаб маленьких изображений, чтобы за раз прокручивалось больше).
- Можно загрузить новые изображения к уже существующим – старые не будут изменены.
- Если к изображению в процессе набора привязаны образы – его нельзя удалить.
Импортирование табличных документов
(редакция от 15.03.2025)
- принимаются файлы в форматах .csv и .xlsx;
- в импортируемой таблице будет обработан только первый лист;
- первая строка таблицы должна содержать заголовки столбцов;
- со второй строки в таблице должны идти данные, а после данных не должно быть никаких дополнительных строк с комментариями и т.п.;
- для описей возможен импорт только в таблицу с заранее настроенными полями, а для документов возможно создание нового набора полей;
- импорт документов с несколькими типами записей (например, метрические книги) пока что не поддерживается;
- при импортировании все предыдущие записи из документа/описи будут удалены;
- в таблице-сопоставлении допускается использование формул в стиле Excel. Чтобы начать ввод формулы, нужно начать строку со знака '='. Далее допускается перечисление заглавных латинских букв, обозначающих столбцы, текстовых значений, заключенных в одинарные или двойные кавычки, и функций. Все эти значения должны быть записаны через знак '+'. Например:
=A+" "+" "+B+" "+C
Объединит через пробел значения столбцов A, B и C.
Настройки
Возможно привязать записи к изображениям. Для этого в импортируемой таблице должен быть отдельный столбец с именами файлов изображений, совпадающими с теми, которые были загружены в систему. В поле "Столбец с файлами образов" нужно указать литеру соответствующего столбца со знаком '=' в начале. Например,
=P
Если изображения были загружены целыми разворотами, а затем разбиты на левую и правую страницы при сжатии, возможно явно указать, к какой части разворота осуществлять привязку. Для этого к имени файла (после расширения) нужно дописать -!VPRN!, где N - цифра, обозначающая регион изображения (1 - левая страница, 2 - правая страница).
Создание задач
Возможно создать задачи для доввода или проверки импортированных данных. При этом можно выбрать, будут ли созданы задачи для корректоров (удобно, если импортируются данные, набранные в полном объеме), либо для наборщиков (удобно, если импортируются фрагментарно введенные данные). При этом разбивка на задачи возможна в трех режимах:
- Если импортируемые данные привязаны к изображениям, разбивка возможна по изображениям (не более N изображений в задании)
-
Если же привязки к изображениям нет, возможна разбивка по специальному разметочному столбцу. Для этого нужно вручную добавить в импортируемый файл столбец, в котором разметить будущие задачи.
Например, если мы разбиваем данные на задачи по 10 листов, то у первой строки данных в разметочном столбце ставим цифру "1", листаем образы до 11 страницы (по нумерации в "Великих описях"), находим там первую новую строку данных (или заголовок описи), затем - находим эту же строку в импортируемых данных (если ее нет, создаем ее пустой). В разметочный столбец ставим номер страниц образа (по нумерации "Великих описей").
Не обязательно проставлять номер страницы в каждой записи, достаточно сделать это только для каждой новой записи в задании. При этом важно, чтобы первая запись в задании была первой записью на соответствующем листе!
Возможно задавать диапазоны листов в разметке - для этого кроме начального листа укажите еще и конечный, используя в качестве префикса русскую букву "К". Например, если у записи 30 стоит разметочный номер 4, у записи 40 разметочный К5, а у записи 45 разметочный 7, но будет создано 2 задания: первое - с записями 30-40 на образах 4-5, второе - с записями 45 и до конца, начиная с образа 7. Записи 41-44 не будут импортированы (даже если есть в файле для импортирования), а образ 6 останется не привязан к заданиям.
Поле с заданием разметочного столбца заполняется аналогично полю привязки к именам файлов.
- Самый нежелательный, но простой вариант: создание одного огромного задания на заданный вручную диапазон изображений (для этого нужно открыть документ и выявить, с какого по какой образы охватываются импортирующимися данными).
Функции
ДАТАНОРМ(СТОЛБЕЦ, ИСХОДНЫЙФОРМАТ)
Приводит дату к нормальному формату ДД.ММ.ГГГГ, заменяя текстовые названия месяцев и добивая нулями однозначные цифры. По умолчанию, ИСХОДНЫЙФОРМАТ = "ДДММГГГГ", допустимый вариант "ММДДГГГГ".
Пример: =ДАТАНОРМ(E)
ДАТАЭКСЕЛЬ(СТОЛБЕЦ)
Приводит дату к нормальному формату, если она задана типом "Дата" в Excel (такие даты без преобразования будут отображаться как "М/Д/ГГГГ")
Пример: =ДАТАЭКСЕЛЬ(E)
ДАТАНАЧ(СТОЛБЕЦ) и ДАТАКОНЕЧ(СТОЛБЕЦ)
Применяются, если в исходной описи дата записана диапазоном или перечислением лет в одном столбце. Выделяют начальную и конечную части даты. Если начальная и конечная части совпадают, вместо конечной будет возвращена пустая строка.
Эти функции автоматически преобразует дату к нормальному виду (ДД.ММ.ГГГГ).
Пример: =ДАТАНАЧ(E)
ГОДНАЧ(СТОЛБЕЦ) и ГОДКОНЕЧ(СТОЛБЕЦ)
Аналогично ДАТАНАЧ, ДАТАКОНЕЧ.
ГОДРАЗДЕЛ(СТОЛБЕЦ)
Приводит значение поля "Год (раздел)" к нормальному формату, убирая лишние буквы, пробелы, нормализуя дефис
Пример: =ГОДРАЗДЕЛ(E)
ЕСЛИСЛОВО(СТОЛБЕЦ, СЛОВО)
Применяется, например, для вычленения из столбца примечаний пометок о выбытии и об ОЦ-делах. Проверяет, входит ли слово в значение в указанном столбце, и возвращает 1 в случае успеха, 0 в противном случае. Не чувствительна к регистру.
Пример: =ЕСЛИСЛОВО(F, "ОЦ")
ЕСЛИТЕКСТ(СТОЛБЕЦ, СЛОВО)
Аналогично ЕСЛИСЛОВО, только проверяются не слова целиком, а любое вхождение текста.
Пример: =ЕСЛИТЕКСТ(F, "скан")
ОБРЕЗАТЬСКРАЮ(СТОЛБЕЦ, СИМВОЛЫ)
Обрезает перечисленные символы по краям значения столбца. Например, удобен для удаления лишних точек.
Пример: =ОБРЕЗАТЬСКРАЮ(F, ".")
Импортирование текстовых документов
(редакция от 14.04.2025)
Принимаются файлы в форматах .docx, размер – не более 5 МБ.
Загрузка всегда удаляет ранее добавленные в дело материалы.
При загрузке можно указать email автора набора текста (если он зарегистрирован на «Великих описях»), чтобы он отображался в качестве наборщика документа.
По умолчанию предлагается загружать текст как завершенное задание, но если требуется коррекция, можно предварительно загрузить образы документа и создать задание для корректоров.
Размер шрифта в окне предпросмотра будет соответствовать тому, который потом будет на сайте (по сравнению с мелким текстом окна он может показаться излишне крупным).
Встроенные в файл изображения также будут загружены.
Если документ в предпросмотре выглядит неправильно/плохо – пишите об этом в общий чат, будем дорабатывать модуль.
В конце процесса нужно нажать кнопку «Импортировать», чтобы данные загрузились на сайт.
