Инструкции для волонтеров и корректоров

Оглавление

1. Инструкция по набору описей
2. Базовые принципы набора (для тех, кто в первый раз)
3. Правила набора описей
4. Предварительное автоматическое распознавание текста
5. Набор описей РГАДА
6. Обучающее видео
7. Поиск, настройки и возможности
8. Набор метрических книг
9. Древовидный режим
10. Инструкции для кураторов и руководителей проектов

Инструкция по набору описей

(редакция от 08.02.2025)

Инструкция огромная, но ее не нужно пугаться. Вам может показаться, что для ее изучения нужно очень много времени, которого нет, и это может стать причиной откладывания участия в наборе. Вот как нужно поступить, чтобы не откладывать.

При первом знакомстве с системой (или перед началом первого набора) не пытайтесь прочитать инструкцию целиком и разобраться в ней. Начните с того, чтобы набрать первую страничку описи (см. пп.1-10 ниже; дальше - не читайте).

После того, как у Вас уже состоялся опыт работы в системе, прочтите раздел инструкции: "Правила набора описей" (и "Набор описей РГАДА", если Вы собираетесь набирать именно описи РГАДА; раздел "Предварительное распознавание текста" читайте, когда дойдете до использования этого механизма). Но не пытайтесь все запомнить. Просмотрите правила, и что-то, с чем Вы уже столкнулись, запомнится и станет понятнее. После этого продолжите набор первого задания до конца. И уже после завершения попробуйте вдумчиво прочесть правила целиком.

По мере углубления в инструкцию, пожалуйста, возвращайтесь к набранному и вносите исправления. После 2-3 заданий Вы освоитесь и будете все делать на автомате.

Если Вы никогда раньше не имели дел с описями и плохо понимаете, что и куда вносить, изучите раздел "Базовые принципы набора".

Если Вам удобнее видеоформат, начните с просмотра обучающего видео. Фрагмент с примером внесения заголовков начинается чуть ранее 30-й минуты (у видео есть оглавление, в комментариях под самим видео на Ютубе или Рутубе). Видео не является заменой изучению инструкции, но наглядно показывает базовые приемы работы, не описанные в инструкции.

По многим проектам есть отдельные Телеграм-чаты, где Вы можете задать вопросы или посоветоваться. Их список доступен в этом сообщении. Если чата по проекту нет, пишите в общий чат. В том числе, если Вы не уверены в правильности набора, после завершения первого заданий напишите в чате и попросите сразу же проверить, все ли верно (либо попросите через внутренний чат системы).

1. Рекомендуется использовать браузеры Chrome или Firefox. В Internet Explorer и Edge замечены глюки, их не используем. По другим браузерам статистика пока не собрана, но скорее всего, Safari, Yandex и Opera будут работать нормально; оптимизация сайта для мобильных устройств отсутствуетł
2. Регистрируемся на сайте, подтверждаем регистрацию по ссылке на электронной почте;
3. Переключаемся в полноэкранный режим (F11);
4. Выбираем раздел «Задания»;
5. В верхней таблице выбираем проект (архив), в рамках которого хотим работать;
6. В средней таблице находим опись, в наборе которой хотим принять участие, нажимаем зеленую кнопку с плюсиком справа. Выбираем, сколько листов хотим набирать;
7. Получаем либо новое задание, либо задание, которое не доделал другой волонтер. В любом случае, у задания есть дедлайн и он будет обозначен. При превышении дедлайна и неактивности задача может быть сброшена вручную куратором или автоматически;
8. В нижней таблице появляется задание, двойным щелчком мыши заходим в него (либо правой кнопкой, "Открыть");
9. Если на первой странице из задания есть продолжение заголовка дела с предыдущей страницы, его вводить не нужно;
10. Если на последней странице задания заголовок не закончился, а перенесся далее, то нужно нажать кнопку "+1" (внизу; справа от переключателя страниц): добавится еще одна страница, на которую нужно перейти, и донабрать с нее только конец заголовка, который был начат на предыдущей (другие заголовки на этой странице вводить не нужно);
11. Если какую-то букву или слово не удается прочесть, записываем, как видим, но берем ВСЁ СЛОВО/ВСЮ ЦИФРУ ЦЕЛИКОМ в [квадратные скобки];
12. Если возникли нюансы при наборе описи, вводим их в поле слева внизу.
13. После того как все заголовки будут набраны, закрываем окно (данные сохраняются автоматически), а в списке заданий помечаем задание как выполненное (нажав на задание правой кнопкой мышки, а там - "Отметить, как завершенное"). После этого можно взять следующее.
14. Задание можно вернуть для исправлений, если его еще не взял в работу корректор (правой кнопкой мыши на задание, "Вернуть на доработку").
15. В окне для набора заголовков важно освоить горячие клавиши, их полный список можно посмотреть, нажав кнопку «Инструкция» справа внизу. Это позволит не использовать мышку вообще и экономить кучу времени:
1. Перелистывание страниц описей CTRL+ALT+A и CTRL+ALT+D (либо на цифровой клавиатуре с включенным NUM LOCK стрелки влево и вправо);
2. Пролистывание страницы описи вверх-вниз (если она не влезает на экран): CTRL+ALT+W и CTRL+ALT+S (либо на цифровой с NUM LOCK вверх и вниз);
3. Переключение между полями ввода CTRL+ALT+влево и CTRL+ALT+вправо (обычные стрелки), а также TAB;
4. Ввод данных формы CTRL+ENTER.

Базовые принципы набора (для тех, кто в первый раз)

(редакция от 25.01.2025)

Ниже показано, что именно и куда надо вводить – для тех, кто раньше с описями дела не имел или почти не имел.

В главном рабочем окне, окне ввода заголовков, слева сверху – форма для ввода, а под ней – таблица с внесенным данными. После нажатия на кнопку «Сохранить» в форме результат вносится в базу данных.

В машинописных описях под формой ввода и над таблицей внесенным данным может присутствовать таблица с предварительным машинным распознаванием (о ней – отдельный раздел инструкции). Самое важное при использовании предварительно распознанного текста – внимательно вычитывайте его, каждую букву. Очень часто бывает, что слова выглядят в целом похоже, но отдельные буквы или цифры распознаны неверно – это все важно исправлять.

Справа – цифровые копии бумажной описи, которую нужно набирать. Состав полей от описи к описи варьируется. Один из типовых вариантов показан на скриншоте ниже, а стрелочками показано, что из бумажной описи куда вносить в форме.

Поля «Раздел» и «Год (раздел)» есть не во всех описях. Но если в форме поле есть – его надо заполнить, либо убедиться, что оно должно быть пустым. Разделы и годовые разделы, как правило, указываются в бумажной описи посередине листа, а слева и справа от них другие столбцы не заполнены. Значения этих полей должны быть заданы для всех дел, которые следуют после начала раздела и до начала следующего раздела.

Если в полученных для набора страницах описи нет указаны разделы, а в форме поля для них есть, значит, разделы начинаются на предыдущих страницах. Их нужно найти и ввести. Чтобы это сделать, нажмите на иконку с книжечкой справа-сверху, пролистайте внимательно опись назад, пока не найдете начала разделов (где-то разделы меняются каждые несколько страниц, а где-то может быть всего 2 раздела на опись, и придется пролистать вплоть до самого начала; также бывают описи, где в первой половине есть только годовой раздел, а во второй – только обычный (как правило, этот обычный – личные дела)). Слово «год» в годовой раздел не вносится, вносится только сам год, либо диапазон лет.

Левый столбец в бумажной описи чаще всего содержит порядковый номер. Если дело было давно уничтожено, порядкового номера может не быть, но вносить такие заголовки все равно нужно (и установить флажок «Выбыло»).

Во многих описях существует второй столбец с номерами – делопроизводственный, старый, индекс дела, или называющийся как-то еще. Мы вносим его в номерное поле, которое следует после порядкового номера (в примере это «Делопр. №»). Делопроизводственный номер может быть не у всех дел, а может содержать несколько чисел через дробь.

Иногда бывает еще и третий столбец. Если в форме есть третье номерное поле «Старый №» - его можно вносить туда. Иногда его не нужно вносить вообще (об этом сообщается в индивидуальной инструкции к описи, которая автоматически открывается при открытии нового задания, либо вызывается при нажатии на иконку с букой i справа-сверху). В примере старого номера нет.

Самое главное поле – заголовок. При его расшифровке нужно раскрывать все сокращения, исправлять орфографические и пунктуационные ошибки, вносить слова, которые не удается прочесть, в квадратные скобки, и делать много всего другого, что подробно описано в общей инструкции по набору описей. Если Вы не можете прочитать какие-то слова – присылайте скриншоты с ними в чат «Великих описей», другие исследователи попробуют помочь (присылайте какую-то существенную часть страницы, а не только несколько слов вокруг сложного, чтобы можно было увидеть слово в контексте).

Если Вы видите, что в каждом заголовке много слов, с которыми Вы не справляетесь, и чат тоже не помогает, откажитесь от задания возьмите задание из другой описи (например, машинописной, или с более понятным почерком). Сдавать задание, в котором треть слов не прочитана, не имеет смысла, т.к. это перегрузит корректора.

После заголовка следуют поля с датами. Про даты подробно написано в основной части инструкции.

Далее следует поле с количеством листов.

В правой части таблицы в бумажной описи могут присутствовать примечание или дополнительные пометы (для некоторых из них в форме предусмотрены галочки, а остальные нужно вносить текстом в поле «Примечание»).

Важно обратить внимание, что связки, вязки и коробки мы вносим только для архивов Карелии и Новгорода. Для других архивов – не вносим! («св.», «в.», «кор.»).

Иногда бывает, что в форме ввода отсутствуют нужные поля или присутствуют ненужные. В случае отсутствия нужных, сообщайте кураторам в чаты, чтобы добавили.

Если на первой странице Вашего задания есть окончание заголовка, который начался на предыдущей странице, то его вводить не нужно. А если на последней странице Вашего задания начался заголовок, а его конец переходит на страницу, которая идет после Вашего задания – нужно нажать кнопочку «+1» снизу, чтобы открыть еще одну страницу описи и доввести такой заголовок.

Если Вы набираете впервые и начали с чтения этой части инструкции – пожалуйста, попробуйте набрать пару страниц, а после этого прочитайте основную инструкцию по набору описей, чтобы учитывать разные ситуации.

Правила набора описей

(редакция от 25.01.2025)

Неудобства

Главная идея системы - сделать набор удобным, оптимизировав его и исключив лишние технические действия. Если Вы обнаружили, что это не вполне работает, то сразу же сообщайте об этом кураторам проектов или в общий чат в Телеграме.

У всех описей разный набор полей, и мы стараемся настроить каждую индивидуально. Но если оказалось, что в набираемой Вами описи не хватает каких-то полей ввода, либо, наоборот, есть лишние - пишите нам, чтобы мы скорректировали настройки.

Даты

• Всегда вносим в формате ДД.ММ.ГГГГ. Если день не указан, то ММ.ГГГГ. Если месяц тоже не указан - ГГГГ. Год - всегда из четырех цифр.
• Если дата не указана - оставляем поле пустым (в этом случае, не нужно ставить в поля с датами ни год из поля "Год (раздел)", ни пометку "б/д").
• Исключение из предыдущего правила (для ЦАНО этот пункт не действует!). Если в описи нет годового раздела, даты в отдельном столбце не указаны, но в заголовке дела явным образом указана датировка (относится к делам типа "Метрические книги за ХХХХ год" или "Отчет о ... за ХХХХ год"), указываем этот год в качестве начальной даты. Если же в заголовке дан диапазон дат - указываем и начальную, и конечную (например, "Клировые ведомости ... за XXXX-YYYY годы"). Если среди полей ввода нет полей для дат - попросите кураторов проекта добавить их.
• Если стоит пометка "без даты" или "б/д", записываем "б/д".
• Если указана только одна дата (не важно, в каком из столбцов) - пишем ее в поле "Начальная дата", а поле "Конечная дата" оставляем пустым.
• Если начальная дата равна конечной, указываем только начальную.
• Если даты указаны без года, то год берем из поля "Год (раздел описи)". Иногда бывает, что у начальной год не указан - берем его из года раздела описи, а у конечной указан (другой год). Но если дата не указана совсем, из поля "Год (раздел)" год в поле с датой проставлять не нужно!
• Если в столбцах с датами указано более двух дат, вносим наименьшую в качестве начальной, наибольшую в качестве конечной, и дополнительно вносим все даты в оригинальном порядке в поле "Примечание".
• При указании диапазонов дат, записанных цифрами (арабскими или римскими), используется обычный дефис (минус), а пробелы перед и после дефиса не ставятся.
• Если возникла ситуация, которая не попадает в перечисленные, свяжитесь с нами.

Номера дел

• Литерные номера вносятся без пробела, например: 12д. Многочастные дела вносятся через дефис, например: 12-3 (дело 12, том 3). Литерное многочастное: 12д-3.
• Если в описи много дел с одинаковым описанием следует подряд, их нужно вносить раздельными строками. Но для удобства можно автоматизировать процесс. Для этого укажите в качестве номера дела диапазон в фигурных скобках, например: {27-49} (с 27 по 49 номера). Эта функция работает только при добавлении нового дела, и при задании диапазона нельзя использовать литеры и тома/части.

Разделы описей

• В некоторых описях есть деление на разделы - обычные и годовые. Они указываются в бумажной описи по центру страницы и относятся ко всем заголовкам, следующим за ними до появления нового раздела.
• Разделы вносятся в каждую запись, которая к ним относится.
• Если поля для разделов есть, а на первой странице задания разделы не указаны, нужно нажать иконку-книжечку справа-сверху и пролистать опись назад, пока не встретятся начала разделов, и внести их в соответствующие поля.
• В некоторых описях часть описи может содержать только годовой раздел, а часть - только обычный раздел (чаще всего, когда первая половина описи - дела разного характера с годовыми разделами, а конец описи - личные дела сотрудников; в этом случае в первой половине заполняем только годовой, а во второй - только обычный).
• Буквы алфавита, которые иногда указаны в бумажной описи в качестве разделов в алфавитных списках, вносить в качестве разделов или подразделов не нужно.

Если значение для поля ввода отсутствует на странице

Иногда бывает, что среди полей для набора есть такие, значения для которых не указаны в листах задания ("Раздел описи", "Год (раздел) описи", "Связка"). В этом случае необходимо открыть опись целиком (книжечка рядом с номером образа), пролистать ее назад, найти крайнее упоминание этих полей, и внести их в набираемый фрагмент.

Если значение для любого другого поля не указано - оставляем его пустым (если в описи указан прочерк - оставляем поле пустым тоже).

ОЦ, МК, ЭФП и т.д.

Пометка "ОЦ" или "ОЦД" означает "особо ценное" или "особо ценное дело". В системе предусмотрена галочка "ОЦ".

Пометки "МФ" - "микрофильмировано", "СФ" - "страховой фонд", "ФП" - "фонд пользования", как правило, обозначают наличие микрофотокопии, и у нас в системе отмечаются единой галочкой "Микрофильм. ...".

Пометка "ЭФП" - "электронный фонд пользования", это синонимично пометке "Оцифровано". В системе отмечаются галочкой "Оцифровано ...".

Пометка "МК" (в описях НАРК) означает, вероятно, "микрофильмировано"; "УД..." - "уникальное дело" (может быть добавлено название области). Вносятся в "Примечание" без расшифровки.

Сокращения

Все сокращения, кроме описанных ниже исключений, должны быть раскрыты, чтобы при нахождении в поиске отдельного заголовка у человека, который не имеет опыта в архивистике, не возникало трудностей в прочтении. Поэтому:

• Заголовки, которые ссылаются на предыдущие заголовки (например, "То же, о ...") раскрываем целиком, чтобы не нужно было искать предыдущий заголовок для понимания смысла;
• Все сокращения в заголовках раскрываем полностью (кроме сокращенных ФИО, их не раскрываем);
• Общеупотребимые сокращения тоже раскрываются: год, деревня, село, город, губерния, уезд, область и т.п.
• Типовые сокращения: "С.Петербургского" => "санкт-петербургского"
• Чины: "д.с.с." => "действительный статский советник", "т.с." => "тайный советник". Табель о рангах можно полистать в Википедии.
• кр-н - крестьянин
• т-во - товарищество
• об-в - обществ
• с-цо - сельцо
• м. - местечко
• мещ-на - мещанина
• мещ-ство - мещанство
• вол. - волость
• Улож. о нак. - Уложение о наказаниях
• Уст. о нак. - Устав о наказаниях
• у. - уезд
• г. - господин, госпожа
• гг. - господа

Исключения (их не нужно раскрывать): аббревиатуры и советские сокращения 1920-х (типа "волком", "окрпартком" и т.п.).

География

Если топоним указан с административно-территориальной привязкой, то записываем их в порядке от меньшего к большему (нас. пункт, волость, уезд, губерния). В некоторых описях может быть обратный порядок, его нужно исправить (за исключением ЦАНО).

Запятые при указании подробного адреса ставятся только в именительном падеже (как на почтовом конверте). Чаще всего, адреса в описях указаны с родительном или предложном падеже, и в этом случае запятые не ставятся (напр., "в деревне Александровке Опочецкого уезда Псковской губернии").

Заглавные буквы

• Согласно современным нормам русского языка с большой буквы пишутся названия учреждений. Если название состоит из нескольких слов, заглавная буква - только в первом. Например, "Тамбовское по воинской повинности присутствие", "Крестьянский поземельный банк", "Уральский областной съезд", "Областной уральский съезд", "Екатеринбургский кафедральный собор".
• С большой буквы пишутся религиозные термины, имеющие сакральный смысл (в том числе, в составных названиях учреждений): Например, "канцелярия Синода", "Священное Писание", "Святая Троица", "церковь Рождества Христова". Подробнее о правописании религиозных терминов - тут. А тут - наш словарик типовых проблемных случаев употребления заглавных букв.
• Ключевые слова в названии органов высшей власти допускается писать и с маленькой, и с большой буквы. Например, "Государственная дума", "Государственная Дума", "Правительствующий Сенат", "Правительствующий сенат". Для единообразия, рекомендуем писать с большой только первое слово.
• С маленькой буквы пишутся титулы в описях при упоминании людей, к которым они относятся, и при упоминании учреждений, в название которых включены эти титулы: "великий князь Михаил Александрович", "его величество император Александр I", "Кабинет его императорского величества", "Ведомство императрицы Марии". Но если эти же конструкции являются цитатами официального документа с официальным титулованием (оформленные цитатой в кавычках или фактически являющиеся фрагментом документа, а не его описанием), то все слова в титуловании пишутся с большой буквы.
• С большой буквы пишутся географические названия в составе официального титула: "митрополит Санкт-Петербургский и Ладожский", "архиепископ Петергофский".
• С маленькой буквы пишутся должности и чины: "тамбовский гражданский губернатор", "борисоглебский уездный исправник", "обер-прокурор Синода", "император Александр I", "петергофский священник".
• Допускается написание заглавными буквами всего слова целиком только если это аббревиатура. В остальных случаях действуют общие правила русского языка. Т.е., если фамилия или название раздела написаны целиком заглавными буквами, это нужно исправлять.

Устаревшие языковые нормы

• Переводим орфографию и пунктуацию к современному русскому языку: "стариннаго" => "старинного", "Генерал Губернатора" => "генерал-губернатора", "ея" => "ее", "малакан" => "молокан", "женам скопцев" => "женам скопцов".
• Но при этом всякие старинные формы слов оставляем, например, "сужденных" не надо менять на "осужденных".

Косые скобки

На печатных машинках могло не быть знаков скобок, поэтому вместо них использовали косые черты. Если в машинописной описи встречаются скобки, записанные /косыми чертами/, при наборе заменяем их круглыми скобками, если скобки находятся внутри заголовка, и квадратными, если скобки находятся внутри дат (дата в скобках может быть только в случае, если она неточная).

Орфография и пунктуация

• Точку в конце заголовка ставить не нужно (за исключением сокращений, которые невозможно раскрыть)
• После точек всегда ставим пробелы. Исключение - сокращенные имя и отчество, между которыми пробел не ставится. Например, "И.В. Петров"
• К исправлению несогласованных падежей к заголовках нужно подходить с большой осторожностью, т.к. заголовки часто составлены так, что разобраться в связях между частями предложений трудно, и не всегда на первый взгляд кажущийся несогласованным заголовок на самом деле таким является.
• Написания имен оставляем неизменным, «Филипа», «Кирила», «Онисима», «Анисима» и т.д.
• Если топоним или фамилия плохо читаются, ставим их в [квадратные скобки]
• Если в описи очевидная ошибка в написании имени собственного, пишем сначала как в описи, а затем в (круглых скобках) правильный вариант. Оригинальное написание обязательно должно остаться в заголовке тоже.
  • Фамилии чиновников можно уточнять по Википедии, либо по адрес-календарям, либо по именному указателю на сайте РГИА https://rgia.su/
  • Названия губерний, уездов, волостей можно уточнять на этом сайте: http://www.surnameindex.info/
  • Названия населенных пунктов можно уточнять в дореволюционных справочниках типа "Список населенных мест". Вот, к примеру, справочник по Тамбовской губернии. По запросу "Список населенных мест ХХХ губернии" в Яндексе, либо на сайте Государственной публичной исторической библиотеки, можно найти почти все регионы.

Числительные и номера в тексте

• Если речь идет о сельских обществах/товариществах, благочиниях, гильдиях, то их номера указываются арабскими цифрами (напр., "1-м Брусянским обществом", "купцом 2-й гильдии", "6-ое благочиние").
• Если речь идет об императорах, веках, томах - римскими (напр., "Александр III", "Том VI", "XVIII век").

Связки (вязки) и коробки

Связки (или коробки) необходимо указывать только для НАРК (Карелия), ГАНО (Новгород), и в РГАДА (но в РГАДА - только если со связкой связан "старый номер" в конкретной описи), в специальное поле. В других архивах связки, вязки, коробки не указываем.

Связки вносятся в каждую запись, которая к ним относится.

Если поле для связки есть, а на первой странице задания связка не указана, нужно нажать иконку-книжечку справа-сверху и пролистать опись назад, пока не встретится номер связки, и внести его в соответствующее поле.

Иногда в описях встречаются обозначения типа "св. ХХХ" или "связка № ХХХ" (обычно, в правой части листа). Раньше дела хранились в связках (буквально). Стопка бумаг, завязанная веревочкой крест на крест. Поэтому номер связки относится к группе дел, которые увязаны вместе. Иногда связка называется "вязкой". Иногда используется аналогичное структурное обозначение - "кор." (коробка).

Чаще всего номер ставится до серии дел из этой связки и распространяется на все последующие, пока не будет написан номер следующей связки. Но иногда бывает, что связка подписана в конце серии дел. Чтобы посмотреть, как сделано в конкретной описи, нужно открыть начало описи - будет ясно, связка над первым делом или под группой первых дел.

Что не надо вносить?

• Сведения над таблицей описи на первой странице и под таблицей на последней;
• Сноски между делами, сообщающие, что информацию по такой-то теме или за такой-то год нужно также искать где-то еще;
• Различные галочки, повторяющиеся буквенные пометы, явно внесенные сотрудниками архива при систематизации или катологизации описи;

Предварительное автоматическое распознавание текста

(редакция от 14.07.2024)

Для некоторых машинописных описей активирован модуль работы с предварительно автоматически распознанным текстом. В этом случае, между формой ввода заголовка и таблицей появляется дополнительная панель, представляющая собой либо еще одну таблицу, либо желтое текстовое поле, а также - кнопки "Добавить распознанные заголовки" и "Сбросить изменения" (в вертикальном режиме панель - справа сверху). Для внутренних описей появляется еще одна кнопка, "Добавить распознанные заголовки как документы": она будет трактовать данные как описания документов, а не дел.

Для тех, кому не нравится работать с распознанным материалом, есть возможность свернуть панель, чтобы она не занимала место на экране.

Существует два варианта работы модуля: распознаются или только заголовки, или также и номера дел, даты и количество листов. Причем, если опись распознана таблицей, можно вручную переключиться на текстовый режим (кнопочка с двумя стрелочками в шапке панели предварительного распознавания).

Режим распознавания только заголовков

В этом случае появляется большое текстовое поле, в котором перечислены заголовки, разделенные пустыми строками. Эти заголовки необходимо очистить от мусора и привести в соответствие с описью прямо в текстовом поле, а затем - нажать на кнопку "Добавить распознанные заголовки". Затем - ввести значения остальных полей, редактируя строки в таблице.

Если перед нажатием на кнопку "Добавить распознанные заголовки" в форме ввода сверху заполнить поля "Раздел", "Год (раздел)", "Связка" и "Порядковый №" под первый из заголовков, то при добавлении эти данные будут учтены (номера проставятся автоматически).

Режим распознавания всей таблицы описи

В этом случае появляется таблица с предварительными данными по основным столбцам. Ее необходимо очистить от мусора, дозаполнить, а затем - нажать кнопку "Добавить распознанные заголовки". После этого, нужно доввести оставшиеся типы данных в итоговую таблицу (примечания, галочки и т.п.).

При редактировании заголовка ENTER переводить указатель на новую строку, а CTRL+ENTER завершает редактирование.

При распознавании дат часто возникает ошибка, в результате которой они меняются местами. Быстро исправить проблему можно выделив две соответствующие ячейки мышкой, и выбрав пункт "Поменять значения ячеек" в контекстном меню.

Если перед нажатием на кнопку "Добавить распознанные заголовки" в форме ввода сверху заполнить поля "Раздел", "Год (раздел)", "Связка", то при добавлении эти данные будут учтены (номера проставятся автоматически).

Типичные ошибки

Появление большого объема как-то распознанного текста создает соблазн донабрать номера, даты, листаж, и перейти к следующему листу. Но так делать нельзя!

Важно буква за буквой вычитать, сравнивая со сканом, и исправить все огрехи автоматического распознавания согласно общим правилам набора описей. Обращая внимание на все мелочи, включая пробелы и запятые. Вот типичные ошибки, которые возникает желание пропустить после распознавания:

• "То же" и сокращения. Важно соблюсти все правила инструкции. В том числе, заменить все "то же", раскрыть все сокращения.
• Инородные пометы. В машинописных описях часто встречаются пометы карандащом или ручкой. Важно не пропустить их и внести в итоговый текст в нужном месте. Автоматическое распознавание их игнорирует, но наша задача - учесть!
• Знаки препинания и пробелы. При распознавании часто возникают проблемы с точками, запятыми, точками с запятой и другими знаками. Они либо неверно распознаются, либо вообще не распознаются. Кроме этого, часто пробелы оказываются не в тех местах, где должны быть согласно современной языковой норме (например, пробел часто оказывается перед знаком препинания, а не после). Важно внимательно смотреть не только на слова, но и вокруг них.
• Цифры. Автоматическое распознавание, как правило, путает римскую и арабскую единицы. Важно внимательно смотреть на все числа, и не допускать комбинаций типа "I748 год", "I4 сентября", "положение I3I9" (в этих примерах единица записана римской цифрой, а должна быть записана арабской).
• Мусор. Иногда после распознавания в тексте возникают случайные символы. Важно их обнаружить и удалить.

Если опись распознана в табличном режиме, но в датах и номерах слишком много ошибок, переключитесь в текстовый режим. Вероятно, так будет быстрее и удобнее.

Автоматическое распознавание - это не замена процесса набора заголовков описей, а только вспомогательный инструмент, результат работы которого должен быть проверен еще более внимательно, чем результат набора "с нуля"!

Распознавание текста осуществлено техническими возможностям компании Genotek, а преобразование в табличный формат - Михаилом Соломенником, за что им огромная благодарность!

Инструкция по набору описей РГАДА

(редакция от 25.01.2025)

1. Все общие правила из основной инструкции (см. выше) действуют и для РГАДА, но т.к. описи РГАДА - самые сложные в российской архивистике, здесь есть особенности, о которых - отдельною.
2. Если справа (в месте, где, обычно, указаны примечания) стоит что-то, похожее название раздела описи (например, "Приказная изба"), то это нужно вносить в поле "Раздел описи", а не в примечание. Если поля "Раздел" нет - напишите об этом в чат, добавим.
3. В поле "Примечание" вносим только то, что указано в бумажной описи как примечание (не в поле заголовка, а отдельно, как правило - в правой части таблицы). Исключение: если в теле заголовка есть помета о физическом состоянии дела - выносим ее в поле "Примечание" (например: ветхое, выцветший текст, истлело, сцементировано, перебито, угасающий текст). Не является описанием физического состояния дела и не выносится в "Примечание": без начала и конца, отрывок, не полное, отпуск, копия, недописанная.
4. Если в столбцах с датами в описи присутствует год по старому летоисчислению (от Сотворения мира), то его нужно указать в поле "Датировка" ("7191 год"). При этом, если даты по современному летоисчислению не указаны, нужно пересчитать их самостоятельно и внести в поля "Дата" (учитываем, что год начинался с 1-го сентября). Например, если указан 7191 год от Сотворения мира:
   • если месяц в году указан и это месяц от января по август включительно, то вычитываем из года число 5508 и получаем 1683 год от Рождества Христова);
   • если месяц в году указан и это месяц от сентября по декабрь включительно, то вычитываем из года число 5509 и получаем 1682 год от Рождества Христова);
   • если месяц в году не указан, то точный год от Сотворения мира преобразуем в диапазон лет от Рождества Христова: вычитаем 5509 и получаем начальный год, вычитываем 5508 и получаем конечный год, получаем диапазон 1682-1683 (и записываем его как две даты - начальную и конечную).
   Даты от Сотворения мира, указанные в теле заголовка, пересчитывать и вносить в "Датировку" не нужно!
5. Если дата указана неточно ("не ранее 1650 года", "середина XVIII века", "по Ивану и Петру"), записываем ее в поле "Датировка", а поля с начальной и конечной датой оставляем пустыми. Если дата в описи указана в квадратных скобках, вносим ее в поле "Датировка" не убирая скобки, а также вносим ее в поля с начальной и конечной датой, тоже в квадратных скобках.
6. Если в столбце с датами в бумажной описи указано более двух дат, то в поля с начальной и конечной датой вносим крайние даты, а исходный полный набор дат вносим в поле "Датировка" (а для остальных архивов - вносим их в поле "Примечание").
7. Если в описи присутствуют старые номера, и эти номера начинаются заново для каждой связки/вязки, то связки и вязки тоже необходимо вносить в специальное поле "Связка". Если поля нет, попросите кураторов добавить!
8. Если в описании дела присутствуют подразделы (например, несколько документов; одна из разновидностей - несколько позиций с одинаковым порядковым номером), и у каждого указаны разные даты и количество листов (или номера/диапазон страниц), то раздельные сведения о листах и датах вписываем после каждого заголовка (Заголовок, точка, начальная дата - конечная дата, количество листов, буква "л." (или "лл.", если диапазон листов; как в описи)). А в результирующие поля по всему делу указываем самую раннюю и самую позднюю даты из перечисленных и суммарное количество листов.
9. Если в поле с номерами листов указано что-то нестандартное, например "150 листов в 3 книгах", количество листов указываем в поле "Листов", а "3 книги" указываем в поле "Листов (доп.)" (если поля нет, попросите его добавить).
10. В РГАДА многие описи включают описания не только единиц хранения (дел), но и документов внутри них. Такие описи называются внутренними (описывают внутренность дел). Для них существует группа полей с припиской "док." (номер документа, номер листа, заголовок документа, даты и количество листов в документе). Их нужно заполнять в тех случаях, когда следует перечисление документов внутри дела (порядковый номер дела одинаковый для всех документов; общий заголовок дела и датировка дела не всегда присутствуют). Для случаев, когда присутствуют и общие данные о деле, и для каждого дела расписано много документов, может быть удобной кнопка "Из предыдущей (только основное)", которая вставит в форму ввода описание дела из предыдущего документа.

Обучающее видео

В почти двухчасовом видео подробно рассказывается о системе и ее возможностях, реализованных на 28.01.2024. Под видео доступно оглавление для тех, кто хотел бы посмотреть демонстрацию отдельных возможностей.

На YouTube:

На RuTube:

Поиск, настройки и возможности

(редакция от 29.11.2024)

Поиск

Кроме очевидных настроек поиска нужно иметь ввиду следующие возможности:

• Если нужно найти следующую подряд группу слов, заключите их в двойные кавычки. При этом важно отключить галочку "Вхождения", т.к. она нивелирует эффект от кавычек.
• Исключить результаты с каким-то словом или группой слов из выдачи можно поставив перед ними знак - (без пробела). Если нужно исключить подряд следующую группу слов, поставьте знак - перед открывающимися двойными кавычками.

Вертикальный режим

Включается кнопкой с поворачивающимся экраном в правой верхней панели в окне ввода заголовков/записей. Может быть удобен для ввода метрических книг, а также для тех, у кого небольшой экран.

Персональные настройки

Попасть в них можно, нажав на шестеренку в правой верхней панели в окне ввода заголовков/записей. Здесь можно настроить размер шрифта в окне набора, автоматический ввод точек в полях с датами, а также переключить режим сортировки вводимых записей (добавлять ли новую запись в начало или в конец таблицы).

Здесь же можно выбрать режим формальной проверки введенных данных - в момент ввода данных или в момент сдачи задания. Второй способ может быть удобен тем, кто пользуется автоматическим распознаванием и предпочитает сначала добавить данные в итоговую таблицу, а потом их редактировать.

Статистика по набранному фрагменту

Кнопка с галочкой в правой верхней панели в окне ввода заголовков позволяет проанализировать введенный материал - обнаружить дубликаты, количество литерных дел, пропусков, выбывших, отсутствующих (позиций без номера), и позиций, требующих уточнения.

Кнопка с жуком позволяет перейти к следующей позиции, требующей уточнения (выделяется розовым цветом). То же самое можно сделать клавишей F10 (должна быть активна форма ввода). Это удобно для перепроверки проблемных мест.

Если в описи начальная дата больше конечной, такая позиция автоматически считается требующей уточнения. Если даты введены верно, но еще в бумажной описи содержат ошибку, больше ничего с ними делать не нужно (переставлять их местами нельзя!).

Массовое редактирование таблицы

По умолчанию, включен режим работы с таблицей, при котором возможно перетаскивание строк, но невозможно выделение отдельных ячеек. Чтобы использовать функции массового редактирования, нужно переключиться в режим редактирование ячеек. Для этого в таблице нажмите правой кнопкой мыши на любую запись и активируйте "Режим выделения ячеек".

Теперь возможно гибкое использование функций поиска и замены, активировать которые можно из-того же меню (правой кнопкой мыши по записи в таблице). Обратите внимание на то, что в системе нет отмены предыдущего действия, поэтому будьте уверены, что Вы выделили только нужный диапазон ячеек при использовании функций замены.

Если нужно массово изменить поля, которые переключаются галочками, используйте функцию замены, выделив нужные поля, и указав "0" для сброса или "1" для установки значения.

Если нужно добавить одинаковый текст в большое количество ячеек (в начало или в конец), используйте функцию "Вставить" - в ней есть также возможность автоматически корректировать заглавную букву - сделать маленькой старую заглавную букву, которая окажется не в начале строки после вставки.

Вставка строк в середину таблицы работает так же, как в Excel: выделите число строк, соответствующее вставляемому числу строк, и выберите пункт "Вставить пустые строки выше".

Поддерживается копирование и вставка через буфер обмена, по клавишам CTRL+C и CTRL+V. Обратите внимание, что в отличие от Excel, при вставке не будут создаваться новые строки, если вставляемый фрагмент больше текущего. Кроме того, функция вставки не умеет копировать значение, если область вставки больше копируемой области (т.е., если Вы выделили одну ячейку, скопировали ее, а затем выделили несколько и вставили, значение вставится только в первую; для массовой замены значений ячеек используйте функцию "Замена").

Инструкция по набору метрических книг

(редакция от 29.06.2023)

1. Данные об обложках, началах разделов и т.п. вносить не нужно, вносим только метрические записи. В отличие от набора описей, здесь задача - набрать только ключевые данные, а не весь текст со всех страниц.
2. Номера листов набираем в формате "123об-124", или если метрики не на развороте, то "123об". Точки не обязательны. Пробел имеет смысл ставить только если оборот сочетается с литерой, например "123а об-123б".
3. Номер записи вводим вместе с полом: "1м", "2ж".
4. Даты крещения и отпевания в основном шаблоне отсутствуют, но при желании их можно добавить.
5. При вводе имен и отчеств корректируем орфографию к современным нормам ("Раман"=>"Роман"), но не меняем форму имени ("Иоанн" не нужно преобразовывать в "Иван").
6. При вводе сведений об участниках события, всю сопутствующую информацию вводим в то же поле, где и ФИО, и в том же порядке и виде, как записано в оригинале (исправляя орфографию на современную). При этом для скорости имеет смысл пропускать, как минимум, в сельских приходах:
• название населенного пункта, если оно совпадает с пунктом, в котором находится церковь (но если в восприемниках или поручителях перечислены жители разных населенных пунктов, то стоит конкретизировать каждый);
• сословие, если оно соответствует типичному сословию в этом приходе (в селе нет смысла писать "государственный крестьянин", если там все такие; но если половина - однодворцы, а половина - помещичьи, то имеет смысл расписывать, хотя это и не обязательно);
7. Фрагмент текста, который не удается прочесть, заключаем в [квадратные скобки].
8. Используйте вертикальный режим (кнопочка на панели справа сверху);
9. Используйте горячие клавиши для пролистывания страниц и сдвига страниц вверх-вниз (CTRL+ALT+W\S\A\D); для увеличения номера листа в поле ввода (CTRL+ALT+[\]); для переключения между полями (CTRL+ALT+стрелки влево и вправо); для сохранения записи (CTRL+ALT+ENTER) - это существенно сэкономит время;
10. Степень заполнения полей каждый может выбрать для себя сам. Кому-то подойдет минималистичный вариант, в котором вводятся только ФИО основных участников (без поручителей и восприемников). А кто-то захочет заполнять все-все-все поля. Чем больше разных ФИО и топонимов введено - тем больше шанс для других найти что-то через поиск на сайте.
11. Мы отказались от идея набирать каждое слово в отдельный столбик, т.к. это сильно замедляет процесс набора. Для будущего функционала поиска строго по фамилии, строго по топониму, строго по отчеству и т.п., будет использован автоматический разбор формульного текста на составляющие (поэтому важно не писать отсебятину, а сохранять формат записи из документа).
12. При загрузке новых метрических книг вполне подойдут настройки по умолчанию, за исключением высоты изображения - его лучше установить в значение 1800.
13. Пример полного набора метрической книги сельского прихода - тут.

Древовидный режим в документе

(редакция от 10.03.2024)

Древовидный режим может быть включен как на уровне проекта, так и на уровне документа, в настройках (поле «Режим отображения»). Есть два типа древовидного режима – древовидно-табличный и древовидный.

Древовидно-табличный режим выглядит, как таблица, и в редакторе, и на сайте. Но при этом, в таблицы редактора в левой колонке отображается иерархия (на сайте иерархия не отображается). Этот режим удобнее, когда результирующие данные удобнее смотреть в виде таблицы.

Древовидный режим выглядит, как дерево – и в редакторе, и на сайте. Список заполненных полей отображается через запятую. Для каждого поля можно включить отображение названия поля перед значением (чтобы каждая строка данных была понятнее). Причем, если для поля задано сокращенное название, отображаться будет именно оно (например, для поля «Листы» удобно задать сокращенное название «Л.» и включить отображение в списке значений древовидного режима).

Для каждого поля можно включить наследование. Если поле с включенным наследованием не заполнено, система будет использовать значение родительского элемента. При вводе исповедной росписи это удобно, например, для поля с названием населенного пункта или фамилией (чтобы не вводить эти значения для каждого члена семьи).

В редакторе (и в древовидном отображении на сайте) наследуемые поля не будут копировать информацию родителей, а в табличном отображении на сайте, в поиске и при экспорте – будут.

В редакторе для древовидных режимов появляется новое понятие – «контейнер для ввода» (родительский элемент). Его можно активировать мышкой, либо при помощи горячих клавиш. Контейнером может быть назначена любая строка, и именно в него будут добавляться новые записи.

Горячие клавиши позволяют сделать контейнером предыдущую введенную запись (CTRL+ALT+P), а также перемещать контейнер по дереву (вверх-вниз при помощи CTRL+ALT+O и CTRL+ALT+K; влево-вправо при помощи CTRL+ALT+K и CTRL+ALT+:).

Для тех, кому неудобно работать при помощи горячих клавиш, есть возможность выбрать контейнер при помощи правой кнопки мыши (чтобы отключить контейнер при помощи мыши, нужно назначить контейнером повторно одну и ту же запись).

Пример - тут.

Инструкция по импортированию

(редакция от 08.12.2023)

• принимаются файлы в форматах .csv и .xlsx;
• в импортируемой таблице будет обработан только первый лист;
• первая строка таблицы должна содержать заголовки столбцов;
• со второй строки в таблице должны идти данные, а после данных не должно быть никаких дополнительных строк с комментариями и т.п.;
• для описей возможен импорт только в таблицу с заранее настроенными полями, а для документов возможно создание нового набора полей;
• импорт документов с несколькими типами записей (например, метрические книги) пока что не поддерживается;
• при импортировании все предыдущие записи из документа/описи будут удалены;
• в таблице-сопоставлении допускается использование формул в стиле Excel. Чтобы начать ввод формулы, нужно начать строку со знака '='. Далее допускается перечисление заглавных латинских букв, обозначающих столбцы, текстовых значений, заключенных в одинарные или двойные кавычки, и функций. Все эти значения должны быть записаны через знак '+'. Например:
  =A+" "+" "+B+" "+C
  Объединит через пробел значения столбцов A, B и C.

Настройки

Возможно привязать записи к изображениям. Для этого в импортируемой таблице должен быть отдельный столбец с именами файлов изображений, совпадающими с теми, которые были загружены в систему. В поле "Столбец с файлами образов" нужно указать литеру соответствующего столбца со знаком '=' в начале. Например,
=P

Если изображения были загружены целыми разворотами, а затем разбиты на левую и правую страницы при сжатии, возможно явно указать, к какой части разворота осуществлять привязку. Для этого к имени файла (после расширения) нужно дописать -!VPRN!, где N - цифра, обозначающая регион изображения (1 - левая страница, 2 - правая страница).

Создание задач

Возможно создать задачи для доввода или проверки импортированных данных. При этом можно выбрать, будут ли созданы задачи для корректоров (удобно, если импортируются данные, набранные в полном объеме), либо для наборщиков (удобно, если импортируются фрагментарно введенные данные). При этом разбивка на задачи возможна в трех режимах:

• Если импортируемые данные привязаны к изображениям, разбивка возможна по изображениям (не более N изображений в задании)

• Если же привязки к изображениям нет, возможна разбивка по специальному разметочному столбцу. Для этого нужно вручную добавить в импортируемый файл столбец, в котором разметить будущие задачи.

  Например, если мы разбиваем данные на задачи по 10 листов, то у первой строки данных в разметочном столбце ставим цифру "1", листаем образы до 11 страницы (по нумерации в "Великих описях"), находим там первую новую строку данных (или заголовок описи), затем - находим эту же строку в импортируемых данных (если ее нет, создаем ее пустой). В разметочный столбец ставим номер страниц образа (по нумерации "Великих описей").

  Не обязательно проставлять номер страницы в каждой записи, достаточно сделать это только для каждой новой записи в задании. При этом важно, чтобы первая запись в задании была первой записью на соответствующем листе!

  Поле с заданием разметочного столбца заполняется аналогично полю привязки к именам файлов.

• Самый нежелательный, но простой вариант: создание одного огромного задания на заданный вручную диапазон изображений (для этого нужно открыть документ и выявить, с какого по какой образы охватываются импортирующимися данными).

Функции

ДАТАНОРМ(СТОЛБЕЦ, ИСХОДНЫЙФОРМАТ)

Приводит дату к нормальному формату ДД.ММ.ГГГГ, заменяя текстовые названия месяцев и добивая нулями однозначные цифры. По умолчанию, ИСХОДНЫЙФОРМАТ = "ДДММГГГГ", допустимый вариант "ММДДГГГГ".

Пример: =ДАТАНОРМ(E)

ДАТАЭКСЕЛЬ(СТОЛБЕЦ)

Приводит дату к нормальному формату, если она задана типом "Дата" в Excel (такие даты без преобразования будут отображаться как "М/Д/ГГГГ")

Пример: =ДАТАЭКСЕЛЬ(E)

ДАТАНАЧ(СТОЛБЕЦ) и ДАТАКОНЕЧ(СТОЛБЕЦ)

Применяются, если в исходной описи дата записана диапазоном или перечислением лет в одном столбце. Выделяют начальную и конечную части даты. Если начальная и конечная части совпадают, вместо конечной будет возвращена пустая строка.

Эти функции автоматически преобразует дату к нормальному виду (ДД.ММ.ГГГГ).

Пример: =ДАТАНАЧ(E)

ГОДНАЧ(СТОЛБЕЦ) и ГОДКОНЕЧ(СТОЛБЕЦ)

Аналогично ДАТАНАЧ, ДАТАКОНЕЧ.

ГОДРАЗДЕЛ(СТОЛБЕЦ)

Приводит значение поля "Год (раздел)" к нормальному формату, убирая лишние буквы, пробелы, нормализуя дефис

Пример: =ГОДРАЗДЕЛ(E)

ЕСЛИСЛОВО(СТОЛБЕЦ, СЛОВО)

Применяется, например, для вычленения из столбца примечаний пометок о выбытии и об ОЦ-делах. Проверяет, входит ли слово в значение в указанном столбце, и возвращает 1 в случае успеха, 0 в противном случае. Не чувствительна к регистру.

Пример: =ЕСЛИСЛОВО(F, "ОЦ")

ОБРЕЗАТЬСКРАЮ(СТОЛБЕЦ, СИМВОЛЫ)

Обрезает перечисленные символы по краям значения столбца. Например, удобен для удаления лишних точек.

Пример: =ОБРЕЗАТЬСКРАЮ(F, ".")