Партнеры
Важно отслеживать все работы новичков и давать им обратную связь - так они быстрее научатся набирать без системных ошибок. Для этого нужно использовать режим приоритетных заданий в окнах коррекции и курации (он переключается кнопкой с круговыми стрелками справа сверху соотвествующего окна, рядом с закрывающим крестиком). Здесь сразу видны все задания новичков, а самые их первые задания отмечены розовой рамкой. Именно с таких заданий следует начинать ежедневную работу по проверке. Помните: новичок ждет, что его вклад не напрасен, что он будет проверен и принят; а долго висящее на коррекции задание демотивирует и отбивает у многих желание продолжать участие.
Корректоры и кураторы не должны стесняться комментировать недочеты новичков и отправлять задания на доработку (через внутренний чат системы - иконка с сообщением на правой панели в окне проверки задания), но должны делать это вежливо и доброжелательно, отмечая достоинства и вклад каждого наборщика. Рекомендуемые шаблоны обращений к новичку, в работе которого есть проблемы:
Здравствуйте! Спасибо, что присоединились к нам! Пожалуйста, не могли бы Вы обратить внимание на [доброжелательное, но точное, описание проблемы] и скорректировать набор дел с номерами [несколько примеров дел с проблемами]? Пожалуйста, перепроверьте, на всякий случай, остальные строки. Благодарю!
Здравствуйте! Спасибо, что решили участвовать в наборе! Пожалуйста, не могли бы Вы обратить внимание на раздел инструкции [перечисление разделов инструкции с темами, которые наборщик не освоил] и скорректировать заголовки дел [несколько примеров дел с проблемами]? Пожалуйста, перепроверьте, на всякий случай, другие строки. Благодарю!
Корректорам и кураторам следует ежедневно заходить в раздел "Исправления", где появляются правки от посетителей сайта, присланные через форму исправлений. Нужно рассматривать все предложения и принимать/отклонять их. Это - важная часть коллективной работы, которая позволяет увеличить качество и поисковые возможности нашей системы.
Для проектов по архивам, которые принимают набранные материалы, важно организовать работу таким образом, чтобы коррекция поспевала за набором. Мы должны помнить, что при сотрудничестве с архивом наша цель не набрать побольше начерно, а сделать чистовую работу и сдать ее в архив. Для отслеживания динамики набора и коррекции удобно использовать графики "Заголовков в системе" (Статистика -> персональная страница по конкретному проекту -> "За все время"). Если график коррекции отстает от графика набора, если он более пологий - это важный знак, что работу нужно реорганизовать, попросить более опытных наборщиков переключиться на проверку (в идеале, графики должны совпадать). Мы не поможем архиву, если будем набирать, но не будем проверять!
Для проектов, в которых сдача в архивы не предполагается (архив не хочет сотрудничать, либо сотрудничество с архивом невозможно по объективным причинам), смысла тратить человеческие ресурсы на подробную проверку всего введенного нет (конечно, если это получается - замечательно, но для этих случаев лучше набрать побольше начерно, чем поменьше начисто).
В любом из этих двух случаев, если темпы коррекции ниже, чем темпы набора, и с этим ничего не удается сделать, разумно применять другой подход: добиваться сверки набранных целиком описей с итоговыми записями до коррекции. Частая проблема - случайные пропуски отдельных дел или целых страниц при наборе. Это случается и с новичками, и с опытными наборщиками. Все это можно обнаружить довольно быстро, если не дожидаясь коррекции описи проводить сверку с итоговой записью. В случае, если опись еще не проверена корректорами, но куратор уже провел итоговую сверку, следует использовать специальный флаг "Сверено с итоговой записью" (в меню "Курация" при нажатии правой кнопкой на опись можно установить этот флаг; тогда справа от описи появится иконка с галочкой). Нужно стремиться к тому, чтобы при нехватке корректоров все описи были сверены с итоговой записью - по крайней мере, так мы будем уверены, что ничего не пропущено (пусть и набрано где-то с ошибками).
Функционал доступен только пользователям с правами куратора или более высокими.
После завершения коррекции в описи всех отдельных заданий, нужно в меню «Курация» выбрать нужную опись, нажать на нее правой кнопкой мыши и выбрать пункт «Записи» (это же можно и нужно делать, если работа корректоров в ближайшее время не ожидается). Опись откроется целиком.
Нужно пролистать всю табличку и убедиться, что нигде нет проблем, заметных визуально (повторно вычитывать заголовки не нужно!!!). Например, в каком-то фрагменте описи может быть не указан раздел, либо встретятся ярко-розовые строчки с дубликатами, либо пустые строчки.
Нужно открыть в новом окне итоговую страницу описи (тоже через «Курацию» => «Записи», а в меню справа сверху выбрав книжечку; так станут видны последние страницы описи, которые закрыты для набора). С этой итоговой записью нужно сверить статистику из п.3 (общее число дел, число выбывших дел и их номера, число и номера литерных и пропущенных). Если обнаружатся расхождения, нужно найти их, исправить, а затем повторить проверку, пока данные не сойдутся.
Иногда итоговые записи содержат ошибки, и найти ошибку в набранном не удастся. В таких случаях нужно сделать пометки о разночтениях в поле под таблицей - этот текст будет включен в опись при передаче в архив.
Если потребуется добавить новые заголовки, необходимо выбрать ближайший к ним, нажать на него правой кнопкой, выбрать пункт "Открыть только это задание", и добавлять уже там. Вне заданий добавление заголовков невозможно.
После того, как все проверено, нужно в меню «Курация» выбрать нужную опись еще раз и в меню правой кнопки мыши выбрать "Отметить, как завершенный". После этого опись перейдет в категорию «Завершенные», которая подразумевает готовность к передаче в архив (если коррекция не была проведена, перевести опись в "Завершенные" не получится, тогда нужно отметить ее сверенной с итоговой записью - этот пункт меню находится рядом с переводом в "Завершенные"; помеченные сверенными описи имеют значок с галочкой в правой части строки).
Добавляем новый фонд и заполняем его по данным из путеводителя по архиву, либо из АИС архива (в путеводителях удобно искать описание фондов поиском. Например, для фонда 15 - «ф. 15» (номер фонда через пробел после точки, либо без пробела – в зависимости от оформления путеводителя; при поиске по pdf важно в настройках (шестеренка) поставить «слово целиком», иначе поиск работает странно).
В «Великих описях» указываем номер фонда, копируем название в поле «Название». Если в путеводителе название написано заглавными – оставляем заглавные буквы только там, где они нужны. Если в путеводителе/АИС архива даты в скобках следуют в конце заголовка – их тоже копируем (даты в заголовке – это даты существования учреждения).
Затем указываем крайние даты документов (важно не путать с датами существования учреждения) и количество единиц хранения. Если суммарного количества единиц хранения нет – пропускаем это поле до добавления всех описей. Если общие крайние даты не указаны – указываем крайние даты суммы описей (можно сделать позднее).
Если количество описей неизвестно, оставляем это поле пустым.
Если аннотация фонда присутствует в путеводителе или на сайте архива, копируем ее в соответствующее поле.
Внутри фонда создаем опись (если опись одна, данные подставятся автоматически). Заполняем в ней даты, количество дел и тип сканов на основании данных с самих сканов (диапазон дат – на обложке, количество лист – в конце листа заверителя, типа сканов – чаще всего, либо «рукопись XX века», либо «машинопись»; если опись одна – данные, скорее всего, совпадут с данными фонда).
Название описи заполняем только в том случае, если оно является информативным, не дублирует название фонда (не важно, точно или с вариациями), не состоит из фразы «дел постоянного хранения» и т.п. То есть, по большому счету, название описи должно быть заполнено, только если является названием отдела учреждения («Бухгалтерия», «Технический отдел», «Ликвидационный отдел»), или обозначает логическую группу дел («Личные дела», «Уголовные дела»).
Нажимаем правой кнопкой на опись, заходим в «Образы», справа сверху нажимаем «Выбрать файлы» или «Выбрать каталог» (эти функции могут различаться тем, как будут отсортированы файлы при загрузке, если в нумерации не использованы дополнительные нули слева (см. ниже)), выбираем файлы или каталог с файлами, подтверждаем в новом окне намерение загрузить, нажимаем кнопку «загрузить» справа сверху, ждем окончания загрузки (окно само не закроется). Никакие настройки при загрузке менять не нужно (как правило).
Если документ отсканирован целыми разворотами, важно включить разделение разворотов до загрузки и подобрать соотношение сторон для разделения (если не разделилось - уменьшите соотношение, удалите сжатые образы и повторите). Если забыли включить, то чтобы разделить неразделенные изображения на страницы после первичной обработки, нужно сначала удалить все сжатые файлы (справа снизу, отметив галочкой и нажав «удалить файлы»), а затем запустив повторную обработку. Значение по умолчанию - 1.15.
Если опись слишком блеклая, попробуйте увеличить «Уровни … от». Используйте предпросмотр, меняйте шаг на 10, чтобы выбрать оптимальное значение. Если опись слишком темная, попробуйте уменьшить «Уровни … до», используя ту же логику. Будьте осторожны, чтобы не получить пересвеченные или затемненные страницы. Повторно обработать можно все или часть изображений, в любой момент, в т.ч., после начала набора описей. Значения этих двух полей по умолчанию - 0 и 100.
Если картинка слишком нечеткая, попробуйте увеличить параметр "Макс. высота" (максимальное значение - 3800, но в целях экономии трафика, сбережения скорости загрузки и места на сервере, лучше не ставить сразу на максимум, и лучше возвращать на 1800 для тех документов, где не требуется значительное увеличение и все хорошо видно). Значение по умолчанию - 1800.
После загрузки важно проверить, в правильном ли порядке встали листы. Чтобы порядок всегда был верным, важном при именовании файлов добавлять нули слева в номера (т.е., если в описи более 100 листов, то 001, 002, 003, 050, 054, 101…). Это позволит алгоритму сортировки выстраивать порядок файлов одинаково всегда. Если нумерация задается без нулей (т.е., 1, 3, 10, 23, 101), то порядок может измениться (к примеру, 1, 10, 101, 3, 23). Это может быть существенной проблемой при загрузке образов.
Если что-то пошло не по плану, справа снизу есть настройки удаления изображений – удалите и исходные, и сжатые файлы, повторите загрузку (также, сжатые файлы можно сортировать вручную, но чаще проще правильно переименовать файлы и загрузить заново).
Если имеются предварительно распознанные заголовки к описи, то их нужно подгрузить к описи в окне с образами. Форма для выбора файла находится справа внизу, называется "Загрузка JSON OCR файла". Нужно выбрать соответствующий описи OCR-файл, нажать "Загрузить", и дождаться, пока система сообщит о завершении загрузки.
После завершения загрузки и обработки изображений (происходят подряд), нужно исключить из набора листы, не содержащие заголовков. Для этого во вкладке «Сжатые» (открывается после загрузки по умолчанию) нужно выбрать листы без заголовков (можно выделить несколько, зажав CTRL и/или SHIFT), нажимаем на один из выбранных правой кнопкой мыши, «Статус, «Сделать недоступными для набора». После завершения, эти листы должны стать полупрозрачными. Закрываем окно с образами.
Справа, на панели «Настройка полей описи» нажимаем «Показать образы». Должна открыться первая страница описи, содержащая заголовки. Выясняем структуру и порядок полей, загружаем один из типовых пресетов, наиболее подходящих под имеющуюся структуру, и затем дорабатываем настройки под текущую опись (удаляем или добавляем поля, меняем их порядок). Кнопки "Сохранить" и "Удалить" на панели пресетов относятся исключительно к пресетам, а не к настройкам текущей описи, типовые пресеты пересохранять или удалять не нужно! После загрузки пресета дополнительно нажимать на кнопку "Сохранить" не нужно!
Поля «Выбыло», «Примечание», «ОЦ» не нужно удалять – они не занимают много места и их проще всего оставить для всех описей, чем выверять, встречаются ли значения для этих полей, в момент настройки описи.
Галочки «Сброс после добавления» должны быть установлены только в тех полях, где содержание меняется в каждой записи (как правило, поля с разделами описи и номерами связок меняются редко, поэтому сбрасывать их не нужно, а остальные поля меняются в каждой записи). У порядкового номера сброс не должен быть включен, т.к. это поле автоматически увеличивается в каждой записи.
Галочка «Фокус после ввода» должна стоять только у одного поля – первого поля, значение которого нужно вводить заново в каждой новой строчке (как правило, это «делопроизводственный номер» или «заголовок»).
Если опись не на русском языке - указываем язык (в т.ч., если двуязычная - указываем оба языка), и добавляем поля для перевода на русский (их может быть не более 3-х - раздел, подраздел, заголовок.
Другие настройки, чаще всего, менять не нужно.
Если у описи есть особенности, вносим пояснения для волонтеров в поле «Инструкция».
Если в описи не сквозная нумерация, указываем в настройках, к чему именно привязана нумерация (к разделу, к году-разделу или к связке).
Аннотацию заполняем только если она уже набрана и ее можно скопировать из путеводителя или с сайта архива. Лист-заверитель заполнять не нужно.
Когда настройка описи завершена, нажимаем кнопку «Скрыть сканы» и меняем статус описи с «Приостановлено» на «В наборе»
Если опись - машинописная, и ее имеет смысл предварительно распознать, ставим статус «Приостановлено», нажимаем на опись правой кнопкой и выбираем "Выгрузить образы". Выгруженные описи отправляются на распознавание и через некоторое время будут автоматически открыты для набора с уже распознанным текстом.
Если в фонде много однотипных описей, можно задать настройки полей по умолчанию. Для этого настройте поля для одной из описей, затем нажмите кнопку «По умолчанию» над панелью настройки полей. В других описях этого фонда можно не настраивать поля – будут автоматически загружаться настройки из указанной (это не относится к индивидуальной инструкции к описи, ее нужно вводить для каждой описи отдельно).
Если одна из описей требует донастройки полей, нажмите в ней кнопку «Загрузить» (рядом с «По умолчанию»), и настройки полей первой описи явно загрузятся в выбранную, после чего их можно изменять независимо от остальных описей.
Кнопка «Сбросить» над панелью настроек полей добавить стандартных набор из всех возможных полей (после чего можно исключить лишние и донастроить оставшиеся).
После добавления нового поля может срабатывать глюк, из-за которого поле нельзя перетащить мышкой. Чтобы обойти эту проблему, нажмите кнопку «Обновить таблицу» рядом с «Плюсиком» (который добавляет новое поле).
Если Вы обнаружили ошибку в описи, пожалуйста, выделите фрагмент и нажмите CTRL+ENTER для внесения исправления!