Нам исполнился один год!

Вечером 7-го января 2023 года в публичном пространстве появился наш сайт. Тогда были большие сомнения в его будущем, но спустя год стало очевидно, что проект важен, нужен и востребован.

Объем данных

Нас – 607 человек! И за год мы набрали 841 тысячу строк из описей и документов (именно из описей – 774 тысячи, из которых 192 тысячи были выверены и сданы в архивы).

Для сравнения, в областном архиве хранится, в среднем, от 1000 до 2000 тысяч дел. То есть, измеряя облархивами, мы набрали примерно половину описей одного архива.

А общий объем архивного фонда России – чуть более 600 млн дел. То есть, мы набрали чуть более 1% от всех отечественных описей!

Затраченное время

Чтобы это стало возможным, мы потратили около 13 тысяч часов чистого рабочего времени (без учета перерывов)!

Давайте попробуем посчитать, сколько трудодней архивиста ушло бы на эту работу. Если учесть, что за час на отдых от непрерывной работы человек тратит около 10 минут, то за 8-ми часовой рабочий день выйдет не более 6.67 часов чистого рабочего времени. Таким образом, наш результат достижим за 1949 трудодней одного человека. Или 93 трудомесяца. Или 7.5 трудовых лет.

Внушительная цифра! А учитывая, что чаще всего архивисты набирают описи в довесок к основным своим задачам, и такого, чтобы сотрудник занимался только описям, почти не бывает, наш результат приобретает еще большее значение.

Персоналии

Наши волонтеры – это генеалоги и краеведы, новички и профессионалы, каждый из которых хорошо понимает важность сохранения и цифровизации архивного наследия. Самые активные из них набрали или проверили единолично более 20 тыс. заголовков.

Самые активные волонтеры (набор описей)

Самые активные волонтеры (коррекция описей)

Архивы

Наша деятельность затронула 30 архивов России и ближнего зарубежья. Из них с 10-ю установлено двухстороннее взаимодействие. Это означает, что наша работа точно не дублируется с работой архивистов, и то, что мы набрали, будет использовано архивистами для модернизации своего НСА, наполнения своих АИС и федеральной базы данных (на местном уровне — ПК «Архивный фонд»).

Для тех, кто читает о нас впервые – при наборе мы следуем всем требованиям Росархива, а формат нашей выгрузки совместим с ПК «Архивный фонд», что избавляет архив от механической работы по доработке наших наборов.

Архивы, с которыми установлен «двухсторонний контакт»

Архив Архангельской области только недавно запустил свою собственную АИС, и большинство описей пока что даже не отсканированы. Поэтому то, что набирается у нас, ранее было доступно только в читальном зале (часть набранных нами описей уже загружена в АИС архива). Отличительной чертой взаимодействия с ГААО является то, что волонтеров курирует лично заместитель директора, Василий Георгиевич Трофименко. Ежедневно, даже в выходные и праздничные дни, он пишет мотивирующие сообщения с результатами набора и отвечает на вопросы участников в волонтерском чате; он же проверяет и «забирает» в архив набранные описи. Готовность Василия Георгиевича тратить личное время на развитие архива всех вдохновляет, и, на мой взгляд, это идеальный вариант взаимодействия архива и волонтеров в рамках «Великих описей».

Сотрудничество с Костромским архивом началось совсем недавно, в рамках волонтерского центра АрхивНО, и пока еще набрано совсем чуть-чуть.

Тверские архивы (областной и новейшей истории) уже несколько лет назад опубликовали сканы описей в своей АИС, но подавляющая их часть пока что не набрана, а многие из описей составлены еще в XIX веке. При немногочисленном количестве активных участников, тверской проект явно выделяется их опытностью и увлеченностью – мы не только набираем сложные рукописные описи, но и почти без задержки вычитываем набранное (благодаря корректорам Галине Игнатовой и Татьяне Петровой). А архивы оперативно публикуют результаты в своей АИС.

Рыбинский филиал Ярославского архива необычен среди прочих тем, что связался с нами по своей инициативе. Попросил помочь с небольшим объемом описей (около 3000 заголовков) еще весной прошедшего года, и все они были набраны и сданы в архив. Набор курировал волонтерский центр АрхивНО.

Карельский архив, судя по количеству активных волонтеров, самый невостребованный в генеалогии из всех российских архивов, но, тем не менее, работа по нему ведется без остановки. Часть описей сканирует архив специально для волонтеров, а часть описей фотографирует Ольга Balabolka, член ГОК (Генеалогического общества Карелии). Значительная часть набираемого ранее была доступна только в читальном зале. Коррекцией занимается Наталья Леонтьева. Часть набранных описей уже размещена на сайте архива в PDF-формате.

Взаимодействие с Оренбургским архивом началось осенью и только-только начало входить в стабильную стадию. Архив ведет работу над наполнением своей АИС, которая пока что недоступна для исследователей, и подавляющий объем описей дореволюционного периода уже набран. Поэтому мы помогаем с описями советского периода. Проект курирует Надежда Яхимович, и она же фотографирует часть описей для набора.

Описи РГАДА давно опубликованы на сайте архива, и по РГАДА уже несколько лет успешно работает волонтерский проект «Восток-Ген». Тем не менее, объем архивного фонда РГАДА и сложность описей не дают надежды на скорое завершение работы даже при двух волонтерских проектах. Коррекцией набранного занимается Наталья Леонтьева, уже упомянутая выше в Карельском проекте. Стоит заметить активную и доброжелательную позицию сотрудников архива – Алексея Голубинского, Анастасии Суслиной и Константина Баранова, которые находят время оперативно отвечать на возникающие вопросы, проверять и публиковать набранные нами описи у себя на сайте в PDF-формате.

Волонтерский проект 2022-го года по набору описей о раскольниках и сектантах из фонда МВД в РГИА закончился в начале прошлого года, а новый проект, по набору описей Канцелярии Синода, стартовал только в середине осени. Канцелярия Синода – это гигантские описи, по 8000 заголовков за один год, и мы близки к завершению первой такой описи. Коррекцией занимается Наталья Фролова, но учитывая огромный объем, нам нужны дополнительные корректоры. Если Вы хорошо читаете рукописные описи XIX века и хотите помочь – пишите!

Архив Нижегородской области и волонтерский центр «АрхивНО» — локомотивы «Великих описей». Примерно половина всех набранных описей приходится именно на ЦАНО (суммарно, судя по всему, набрано уже около 20% всех описей ЦАНО). Стоит заметить, что «АрхивНО» не только набирает описи, но и оцифровывает их (на что были куплены два сканера – один путем краудфандинга, другой – на государственный грант). А осенью впервые в России именно волонтеры «АрхивНО» были допущены к оцифровке архивных документов: алфавитов к книгам ЗАГС 1918-1925 годов. Причем, как и с описями, книги не только оцифровываются, но и набираются – по некоторым уже сейчас возможен машинный поиск на «Великих описях».

Архивы, с которыми установлен «односторонний контакт»

«Односторонний контакт» означает, что мы набираем описи, которые архивом не набраны, архив знает о нашем проекте, но набранные описи от нас на данный не принимает.

Архив Саратовской области пока что не может начать приемку набранных нами описей по причине отсутствия бюджета на работу с описями, но в ходе переговоров мы сошлись на том, что работа нужная, а при появлении ресурсов, вполне возможно, что архив будет использовать наши труды. Хочу отдельно отметить труд корректора Юлии Ш., которая в одиночку ежедневно проверяет по 250 заголовков. Кстати, если есть желающие помочь в вычитке набранных описей по Саратову – будем благодарны!

Работу по архиву Смоленской области курирует Мария Видревич (и она же занимается коррекцией). Оцифрованных описей почти нет, но архив разрешил нам самостоятельно фотографировать описи для набора. При этом, отказался принимать результат набора, объяснив это тем, что «быстрее набирать заново, чем проверять набранное». На мой взгляд, это утверждение неверно, что подтверждается соотношением времени, затрачиваемого нашими волонтерами на черновой набор и на последующую вычитку (проверять быстрее в 2-5 раз). Т.к. работа была начата недавно, мы надеемся, что архив найдет время на ознакомление с нашими результатами, и придет к выводу, что проверять за нами – значительно быстрее и удобнее, чем набирать с нуля.

Архивы, с которыми осуществляется попытка установить контакт

Ростовский архив уже три месяца не дает никакого ответа на наше письмо с набранными описями фонда Крестьянского поземельного банка. В декабре было направлено повторное письмо, но и на него не последовало никакого ответа.

В Чувашский архив предложение о сотрудничестве за прошедший год направлялось трижды, все три письма были проигнорированы. Последнее – в декабре. При этом, какое-то время архив вел волонтерский проект по набору НСА путем переписки в чате Вконтакте.

Башархив пару месяцев назад наконец-то опубликовал сканы описей на своем сайте. Что-то уже ранее было набрано в рамках волонтерского центра «Наследие семьи» Алексея Масного, а в настоящий момент Алексей ведет переговоры о развертывании согласованного сотрудничества. Башархив представляет особый интерес для значительной части мусульман России и ближнего зарубежья, т.к. в нем хранится фонд Оренбургского магометанского духовного правления, охватывающего далеко не только территорию Башкортостана.

Архивы, которые отказались от сотрудничества

Иркутский архив ранее опубликовал на своем сайте сканы большого числа фондов, но от сотрудничества отказался, мотивировав это тем, что работает с волонтерами очно, и в дополнительном сотрудничестве не заинтересован. Мы сожалеем об этом решении, т.к. сканы описей на сайте продолжают оставаться сканами, не заменяясь на набранный текст, объем этих описей огромен, а заочная работа по набору описей всегда будет эффективнее очной.

Тамбовский архив почти не присутствует в онлайне, хотя часть описей набрана и могла бы быть доступа в Word\PDF. При этом, генеалогический чат по Тамбовщине – самый крупный из всех региональных чатов. Попытки договориться о сотрудничестве не привели к успеху. Последняя из них была предпринята Артуром Головановым в формате личной встречи с директором архива. Позиция директора заключается в том, что архив сам справляется с набором описей, и планируется создание АИС (но не раньше конца 2024 года), а помощь волонтеров не требуется. В то же время, фотографировать описи самостоятельно в читальном зале запрещено.

Несмотря на отказ от сотрудничества по набору описей, архив предложил нам заняться набором списков эвакуированных в годы ВОВ, опубликованных у них на сайте. Набор списков ведется, часть из них передана в архив, но пока что и они не опубликованы (по причине того, что перед публикацией их нужно проверить, а ресурсов у архива на это нет). Тем не менее, посмотреть их (и поучаствовать в наборе) можно на сайте «Великих описей».

Архивы, с которыми попытка установить контакт еще не осуществлялась

Волонтерским центром «АрхивНО» набрано несколько описей Сокольского архива Нижегородской области и архива в г. Арзамас, но эти описи пока что не передавались в архивы.

Штучно набирались описи Липецкого архива и РГВИА, но у проектов по этим архивам нет кураторов и корректоров, поэтому набор не продолжается, а набранное не передано в архивы.

С описями архивов Владимирской и Кировской областей – схожая ситуация, но заголовков набрано около 3 тыс. по каждому. В случае, если найдется желающий заняться коррекцией, описи будут переданы в архивы, и, возможно, получится наладить двухсторонний контакт.

Особняком стоит архив Свердловской области. Осенью Наталья Латотина предложила добавить к нам описи, которые ее волонтерский проект набирал в течение 2023 года. И вскоре было обнаружено, что на форуме УИРО пользователь Burilla также ведет активный набор (с ним была достигнута договоренность о возможности импортирования его описей к нам). В итоге, сейчас мы ведем работу по импортированию и коррекции набранного, и в обозримом будущем планируем передать набранное в архив.

Архивы ближнего зарубежья

В Беларуси существует волонтерский проект Елены Коровченко — набрано более миллиона заголовков НИАБ и НИАБГр. К сожалению, позиция руководителя – не предоставлять свободный доступ к результатам труда волонтеров. Тем не менее, чтобы не дублировать работу, мы не беремся за эти архивы.

В Украине нет проектов по набору описей, что необычно, учитывая очень активную работу по оцифровке и описей, и документов. При этом, военно-политическая ситуация делает невозможным для нас сотрудничество с украинскими архивами. Поэтому, мы ведем набор некоторых описей, взятых из открытых источников, но передача результатов набора с нашей стороны пока не планируется (все, что набрано, доступно у нас на сайте для всех, и мы не препятствуем копированию и распространению любых опубликованных у нас материалов).

В рамках проекта по систематизации знаний о Крестьянском поземельном банке, мы набрали опись одноименного фонда из Литовского исторического архива. Коррекцией занималась Галина Игнатова (тверской проект), и на днях опись была отправлена в архив. Надеемся, что архив ее примет.

Особый интерес вызывает исторический архив Латвии, описи которого не оцифрованы, не набирались, АИС не существует, а финансирование архива не внушает надежды на изменение ситуации. Поэтому если найдутся волонтеры из Латвии, готовые самостоятельно фотографировать описи, мы будем рады запустить проект по набору.

Интереса к набору описей архивов Молдовы, Закавказья и Средней Азии, пока что, не обнаружилось, но, если такой будет, и будут волонтеры на местах, готовые фотографировать описи, — обязательно запустим.

Другие архивы

Мы будем рады расширению географии и числа архивов в нашем проекте. Если инициатива о сотрудничестве поступит от архива, мы с радостью ее поддержим. Если от исследователя – то тоже поддержим, но курировать процесс будет должен сам исследователь (мы научим, что и как делать).

Обращайтесь! Давайте ускорим цифровизацию архивов общими усилиями!

Развитие

Весь первый год система безостановочно развивалась, и из интерфейса для набора однотипных таблиц превратилась в мощный автоматизированный программный комплекс с гибкими административными функциями. При этом, само окно набора описей не претерпело существенных изменений.

Сейчас «Великие описи» умеют импортировать, экспортировать данные, обрабатывать изображения, осуществлять сбор и отображение детальной статистики, позволяют настроить правила доступа к документам и их набору. Причем, мы уже давно вышли за рамки описей – система позволяет индексировать любые типы документов, в том числе, с иерархической структурой (например, исповедный росписи и ревизские сказки).

Мы находимся в контакте с представителями других крупных генеалогических IT-проектов русскоязычной генеалогии (Familio, Genotek, Яндекс.Архивы, hryc.by), обсуждая новые идеи и возможности интеграции. В частности, благодаря компании Genotek, мы смогли запустить модуль предварительного распознавания машинописного текста, который дает потрясающий выигрыш в скорости работы волонтеров.

Планы

Наша задача на ближайший год – сделать «Великие описи» не только базой описей, но и базой архивных выписок, и предоставить каждому возможность создавать собственные проекты по индексации интересных именно ему документов.

Будут реализованы следующие возможности:

Сотрудничество

Мы, по-прежнему, остаемся некоммерческим проектом, и мы открыты для взаимодействия со всеми и по любым вопросам. Если Вы хотели бы организовать свой проект в нашей системе –будем рады этому помочь. Если Вы хотели бы перенести к нам уже существующий проект – мы также будем счастливы объединению. И если у Вас есть какие-то вопросы – пожалуйста, пишите!

Присоединяйтесь к нам, если у Вас есть желание помочь в качестве волонтера-наборщика или волонтера-корректора (второй вариант – для опытных исследователей, которые хорошо ориентируются в рукописных текстах XIX века и в терминологии).

Сделаем архивы более доступными вместе!